Home-theater-designers
Mendapatkan terlalu banyak email dapat mengisi kotak masuk Anda dengan banyak item yang tidak perlu. Meskipun Anda terbiasa dengan itu, itu masih menambah sedikit beban pada pikiran Anda. Anda dibebani dengan begitu banyak pesan yang belum dibuka, tetapi Anda tidak ingin menghapusnya.
Siapa tahu? Pesan yang belum dibaca di kotak masuk Anda mungkin akan menyelamatkan kulit Anda di masa mendatang. Jadi apa yang harus Anda lakukan untuk membersihkan Kotak Masuk Anda tanpa kehilangan data? Dengan pengarsipan! Inilah cara Anda melakukannya.
Apa Itu Arsip?
Menurut Kamus Cambridge , arsip adalah kumpulan catatan sejarah yang berkaitan dengan suatu tempat, organisasi, atau keluarga. Ini juga didefinisikan sebagai file komputer yang digunakan untuk menyimpan informasi elektronik atau dokumen yang tidak lagi Anda gunakan secara teratur.
Demikian pula, di Gmail, arsip adalah gudang pesan Anda yang tidak Anda gunakan secara teratur. Menempatkan email di arsip Anda berarti menyimpannya di suatu tempat yang tidak terlihat dan tidak terpikirkan. Tapi itu masih ada jika Anda perlu kembali ke sana suatu hari nanti. Ini seperti ruang bawah tanah Anda, di mana Anda menyimpan barang-barang yang tidak Anda butuhkan tetapi mungkin digunakan di masa depan.
Saat Anda mengarsipkan email yang belum dibaca di Gmail, email tersebut akan meninggalkan Kotak Masuk Anda dan disimpan di bawah Semua Email. Itu juga akan dipotong dari jumlah pesan Anda yang belum dibaca.
Untuk menemukan email yang diarsipkan, buka Semua Email di bar samping. Atau, Anda dapat menulis di:arsip di bilah pencarian Gmail untuk hanya menampilkan pesan yang diarsipkan.
Apa yang Dilakukan Pengarsipan (dan Tidak Dilakukan)
Untuk memahami manfaatnya, Anda perlu mengetahui apa yang sebenarnya terjadi saat Anda mengarsipkan pesan Gmail lama.
- Email yang diarsipkan tidak dihapus secara otomatis . Arsip itu seperti lemari besi. Meskipun email yang dibuang secara otomatis dihapus setelah 30 hari, email yang diarsipkan akan tetap ada di Gmail Anda sampai Anda menghapusnya secara manual.
- Email yang diarsipkan dapat dicari . Gmail memiliki mesin pencari yang kuat. Saat Anda mencari apa pun, email yang diarsipkan adalah bagian dari itu. Jika Anda ingin mengecualikan mereka dan hanya mencari di kotak masuk Anda, ketik di: kotak masuk sebelum istilah pencarian.
- Email yang diarsipkan dihitung sebagai ruang penyimpanan . Email yang dihapus akan dihapus dari drive Gmail Anda, sehingga memberi Anda lebih banyak ruang. Di sisi lain, email yang diarsipkan masih menggunakan penyimpanan karena masih menjadi bagian dari Gmail Anda.
- Email yang diarsipkan tidak ditandai sebagai telah dibaca secara otomatis . Jika Anda mengarsipkan email tanpa membukanya, email itu akan tetap belum dibaca sampai Anda menindaklanjutinya.
- Email yang diarsipkan dapat dijelajahi . Gmail tidak memiliki tab 'Arsip' untuk menjelajahi pesan yang Anda kirim di sini. Namun, Anda dapat menggunakan Semua surat tab untuk melihat email dari Kotak Masuk dan Arsip secara bersamaan.
- Email yang diarsipkan berfungsi dengan label . Anda dapat menambahkan label ke pesan, lalu mengarsipkannya. Labelnya akan tetap ada. Saat Anda mengeklik label untuk melihat semua pesan yang diberi tag, email yang diarsipkan juga akan muncul.
Mengapa 'Tandai sebagai Telah Dibaca' Tidak Cukup
Meskipun menandai pesan Anda yang belum dibaca sebagai telah dibaca dapat mengurangi jumlah yang mengganggu, itu tidak sebaik pengarsipan. Ini karena kotak masuk Anda masih penuh dengan kekacauan.
Saat Anda mengarsipkan email yang tidak Anda perlukan, email tersebut akan keluar dari layar email utama Anda. Dengan begitu, Anda bisa fokus pada pesan yang lebih kritis.
cara membuat komputer mengenali telepon
Jika Anda merasa akan memerlukan email itu di masa mendatang, Anda masih dapat menggunakan fungsi penelusuran canggih Gmail untuk menemukannya. Lagi pula, Anda tidak ingin menelusuri ratusan, bahkan ribuan email untuk mencari sesuatu.
Cara Mengarsipkan Email
Baik Anda mengakses akun di ponsel cerdas atau komputer Anda, pengarsipan itu sederhana dan mudah.
Di Komputer Anda
Ada tiga cara untuk melakukan ini. Yang pertama adalah centang kotak centang dari pesan yang ingin Anda arsipkan. Sederet ikon kemudian akan muncul di baris atas kotak masuk Anda—klik pada Arsip ikon, dan Gmail akan mengirim pesan ke folder 'Semua Surat'.
Pilihan kedua adalah buka emailnya dalam pertanyaan. Setelah dimuat, ikon yang sama seperti di atas akan muncul. Pilih Arsip tombol, dan Anda akan kembali ke kotak masuk utama Anda. A Percakapan diarsipkan . pemberitahuan akan muncul di kanan bawah layar Anda, mengonfirmasi prosesnya.
Opsi ketiga adalah menghapus label Kotak Masuk. Dengan mengklik x pada label, Gmail akan memindahkan email dari Kotak Masuk Anda ke Semua Surat. Percakapan dihapus dari ' kotak masuk ' akan muncul di bagian kanan bawah browser Anda untuk konfirmasi.
Di Ponsel Cerdas Anda
Galeri Gambar (3 Gambar) Mengembangkan Mengembangkan Mengembangkan MenutupBaik Anda pengguna Android atau iOS, pengarsipan hampir sama. Buka aplikasi Gmail, lalu geser pesannya Anda ingin mengarsipkan kiri atau kanan.
Kalau tidak, buka pesan lalu pilih Arsip tombol di menu kanan atas. Ini adalah ikon keempat dari kanan. Anda akan melihat pesan tersebut menghilang dari Kotak Masuk Anda dan a 1 diarsipkan pemberitahuan di bagian bawah ketika Anda melakukan itu.
Terakhir, Anda dapat mengetuk Label bagian tepat setelah baris subjek. A Labeli sebagai jendela akan muncul—hapus centang pada kotak masuk label, lalu tekan oke . Email dihapus dari Kotak Masuk Anda dan a Label berubah akan muncul notifikasi di bagian bawah.
Menjaga Kotak Masuk Anda Tetap Bersih
Jika Anda tidak ingin repot memilih email secara manual untuk arsip, gunakan fitur filter Gmail untuk menyelesaikannya secara otomatis. Ini sangat berguna untuk tanda terima yang tidak perlu Anda lihat tetapi harus disimpan.
Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk melakukan ini:
apakah aman untuk membeli dari keinginan?
- Buka email yang ingin Anda arsipkan secara otomatis.
- Di menu atas, pilih submenu tiga tombol .
- Memilih Filter pesan seperti ini .
- Filter dengan muncul dari bilah pencarian—klik Buat filter .
- Beri tanda centang pada Lewati Kotak Masuk (Arsipkan) kotak centang.
- (Opsional) Jika Anda ingin pesan ini dibuka secara otomatis, centang tandai sebagai membaca pilihan.
- (Opsional) Untuk mengarsipkan pesan yang ada, centang Terapkan juga filter ke # percakapan yang cocok .
- Klik Buat filter .
Mengembalikan Email yang Diarsipkan
Jika Anda tidak sengaja mengarsipkan pesan yang Anda perlukan di kotak masuk, Anda dapat membatalkan tindakan dengan menekan tombol Membuka tombol di notifikasi.
Jika Anda melewatkannya, pergi ke Semua surat, lalu pilih email yang ingin Anda kembalikan. Di menu atas, pilih Pindah ke Kotak Masuk .
Jika pesan yang Anda inginkan kembali ke kotak masuk Anda bukan yang terbaru, cari dengan bilah pencarian Gmail. Ulangi prosedur ini ketika Anda telah membuka email.
Cara Mengarsipkan Semuanya di Gmail
Jika Anda ingin memulai dari awal dan mengarsipkan semua pesan Gmail, Anda dapat menggunakan fungsi filter Gmail. Anda juga dapat menggunakan perintah lain untuk menyempurnakan filter Anda lebih lanjut.
- Di bilah pencarian, masukkan yang berikut ini: di: kotak masuk . Ini mengembalikan semua email di kotak masuk Anda.
- Jika Anda ingin memperbaiki filter, tulis sebelum:yyyy/mm/dd untuk memasukkan semua email sebelum tanggal tertentu. Anda juga bisa menggunakan setelah:yyyy/mm/dd jika Anda ingin mengarsipkan periode tertentu saja.
- Ketika pencarian memiliki hasil kembali, klik pada kotak centang di menu atas.
- Pemberitahuan yang mengatakan Semua 100 percakapan di halaman ini dipilih. Pilih semua percakapan yang cocok dengan pencarian ini akan muncul.
- Klik Pilih semua percakapan yang cocok dengan pencarian ini
- Memilih tombol arsipkan
- KE Konfirmasi tindakan massal jendela akan muncul. Memilih oke .
Bergantung pada berapa banyak email yang Anda miliki, Gmail akan membutuhkan waktu dengan filter ini. Tetapi setelah beberapa saat, semua email Anda akan hilang dari kotak masuk dan disimpan dengan aman di Arsip. Ini adalah langkah paling sederhana untuk mencapai dan mempertahankan kotak masuk nol.
Kotak Masuk Nol selamanya
Dengan menggunakan tips dan trik yang diuraikan di sini, Inbox Zero sekarang dapat dengan mudah dicapai. Gunakan bilah pencarian dan filter Gmail yang kuat untuk mengirim email ke arsip secara otomatis, menjaga kotak masuk Anda bersih dari kekacauan seumur hidup.
Tingkatkan lebih lanjut pengalaman email Anda dengan mempelajari caranya menjadwalkan email atau dengan membawa Pengalaman aplikasi Gmail ke Mac Anda . Pelajari rahasia Gmail dan jadilah seproduktif mungkin dengan email Anda.
Membagikan Membagikan Menciak Surel 6 Penyedia Email Terpopuler Lebih Baik Dari Gmail dan Yahoo MailSemua penyedia email populer ini menawarkan manfaat berbeda yang membedakan mereka dari Gmail dan Yahoo Mail.
Baca Selanjutnya Topik-topik yang berkaitan- Internet
- Produktifitas
- Gmail
- Kiat Email
- Manajemen waktu
- Kotak Masuk Google
- Nol Kotak Masuk
- Kiat Produktivitas
Jowi adalah seorang penulis, pelatih karir, dan pilot. Dia mengembangkan cinta untuk PC apa pun sejak ayahnya membeli komputer desktop ketika dia berusia 5 tahun. Sejak saat itu, ia telah menggunakan dan memaksimalkan teknologi dalam setiap aspek kehidupannya.
More From Jowi MoralesBerlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
Klik di sini untuk berlangganan