Cara Mengarsipkan Email di Outlook

Mengarsipkan email adalah salah satu cara terbaik untuk menjaga kotak masuk Anda tetap rapi. Jika Anda ingin melakukan ini di Outlook, Anda beruntung. Outlook untuk web dan Outlook untuk desktop memungkinkan Anda mengarsipkan email dengan mudah.

Dalam panduan ini, kami akan membahas semua cara terbaik untuk mengarsipkan email Anda di Microsoft Outlook di komputer Anda.

Apa itu Arsip di Outlook?

Dalam konteks Outlook dan email, arsip pada dasarnya adalah semua email yang Anda pilih untuk dipisahkan dari kotak masuk utama Anda.

Di Outlook untuk web, mengarsipkan email berarti memindahkan email dari folder kotak masuk utama ke folder Arsip.

Di Outlook untuk desktop, mengarsipkan email pada dasarnya berarti memindahkan email Anda dari file Outlook PST utama ke file PST baru. Anda dapat memindahkan file PST ini, dan mengakses semua email yang diarsipkan di dalamnya, kapan pun Anda mau.

tempat terbaik untuk membeli suku cadang pc

Jika Anda baru memulai dengan Outlook, bandingkan Outlook untuk web versus desktop dan lihat mana yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Bisakah Anda Menggunakan Arsip Outlook untuk Semua Akun Email Anda?

Ada dua kasus di mana Anda tidak dapat menggunakan fitur Arsip di Outlook.

Pertama, jika Anda memiliki akun email Exchange Server dan organisasi Anda menggunakan Arsip Online Microsoft Exchange Server, maka Anda tidak dapat menggunakan fitur arsip Outlook asli.

Kedua, jika administrator jaringan Anda telah menonaktifkan fitur arsip, maka Anda juga tidak dapat mengarsipkan email Anda.

Dalam kedua kasus ini, hubungi administrator jaringan organisasi Anda untuk mendapatkan bantuan.

Cara Mengarsipkan Email di Outlook untuk Web

Mengarsipkan email di Outlook untuk web lebih mudah daripada melakukannya di aplikasi desktop. Cukup klik beberapa opsi dan email yang Anda pilih akan diarsipkan.

Inilah cara Anda melakukannya:

Pergi ke Outlook.com dan masuk ke akun email Anda.
Klik folder di sebelah kiri tempat email Anda berada.
Pilih email yang ingin Anda arsipkan dari panel kanan.
Klik opsi yang mengatakan Arsip di bilah menu atas.
Jika Anda salah mengarsipkan email, klik Membuka di bagian bawah untuk membalikkan tindakan Anda.

Anda dapat melihat semua email yang diarsipkan dengan mengklik Arsip di kiri.

Jika Anda ingin memindahkan email yang diarsipkan kembali ke folder utama, temukan email itu di Arsip folder, klik email, klik Pindah ke di bagian atas, dan pilih tempat Anda ingin memindahkan email.

Terkait: Cara Mengarsipkan Semua Email Lama di Gmail dan Mencapai Nol Kotak Masuk

Cara Mengarsipkan Email di Outlook Secara Otomatis

Di Outlook untuk desktop, Anda dapat mengarsipkan email secara otomatis atau manual. Di bagian ini, kami akan membahas cara menggunakan fitur arsip otomatis di Outlook untuk desktop.

AutoArchive adalah nama fitur yang membantu mengarsipkan email Anda secara otomatis di aplikasi Outlook. Fitur ini mengirimkan email Anda dari folder utama Anda ke arsip setelah waktu yang ditentukan telah berlalu.

Anda dapat mengonfigurasi berbagai opsi dalam fitur ini, dan langkah-langkah berikut menjelaskan cara Anda melakukannya:

kapan xbox one keluar?

Membuka Pandangan di komputer Anda.
Klik Mengajukan di bagian atas, lalu pilih Pilihan dari bilah sisi kiri.
Klik Canggih pilihan di sebelah kiri.
Menemukan Arsip Otomatis di panel kanan dan klik Pengaturan Arsip Otomatis tombol.
Kutu Jalankan Arsip Otomatis setiap opsi di bagian atas dan tentukan kapan fitur harus dijalankan di Outlook Anda.
Dalam Pengaturan folder default untuk pengarsipan bagian, pilih kapan item harus diarsipkan. Pada dasarnya, Anda menentukan usia konten Outlook Anda.
Klik Jelajahi dan pilih folder tujuan untuk file arsip Anda. Anda hanya perlu melakukan ini jika Anda tidak menyukai direktori Outlook PST default.
Akhirnya, tekan oke di bagian bawah untuk menyimpan perubahan Anda.

Jika Anda ingin menghentikan Outlook dari pengarsipan email Anda secara otomatis, Anda dapat menonaktifkan fitur AutoArchive.

Untuk melakukan ini:

Membuka Pandangan di komputer Anda.
Klik Mengajukan di bagian atas dan pilih Pilihan di kiri.
Klik Canggih pilihan di sebelah kiri.
Klik Pengaturan Arsip Otomatis di panel kanan.
Hapus centang Jalankan Arsip Otomatis setiap pilihan di atas.
Klik oke di bawah.

Cara Mengarsipkan Email di Outlook Secara Manual

Untuk mendapatkan kontrol lebih besar atas arsip email, Anda sebenarnya dapat mengarsipkan email secara manual di Outlook. Ini memungkinkan Anda mengirim email utama ke arsip saat dan saat diperlukan.

Untuk menggunakan metode ini:

Membuka Pandangan di komputer Anda.
Klik Mengajukan di pojok kiri atas.
Pilih Info tab di sebelah kiri.
Klik ikon panah bawah untuk Peralatan dan pilih Bersihkan Barang Lama .
Kotak dialog muncul memungkinkan Anda mengonfigurasi arsip email manual Anda.
Di bagian atas, Anda memiliki dua opsi yang memungkinkan Anda memutuskan apa yang akan disertakan dalam arsip Anda. Pilih salah satu yang ingin Anda gunakan.
Pilih folder yang ingin Anda tambahkan ke arsip Anda.
Pilih usia item Anda menggunakan opsi kalender.
Klik Jelajahi dan pilih folder tempat Anda ingin menyimpan file arsip Outlook Anda.
Memukul oke di bagian bawah untuk mulai membuat arsip email di Outlook.

Setelah arsip dibuat, Anda dapat memindahkan file PST yang dihasilkan ke mana pun Anda inginkan.

Cara Melihat Email yang Diarsipkan di Outlook

Mengakses email yang diarsipkan di Outlook untuk desktop semudah melakukannya di Outlook untuk web. Anda hanya perlu memuat file arsip Anda ke Outlook, dan Anda akan melihat semua email yang diarsipkan.

Berikut cara mengimpor file arsip email PST ke Outlook di komputer Anda:

Meluncurkan Pandangan .
Klik Mengajukan menu di atas.
Pilih Buka & Ekspor di bilah sisi kiri.
Di panel kanan, klik Buka File Data Outlook saat Anda mengimpor file data PST ke dalam program.
Arahkan ke folder tempat file arsip Anda berada, klik file tersebut, dan tekan Membuka di bawah.
File Anda harus dimuat dalam program, dan Anda kemudian dapat melihat semua email yang diarsipkan.

Kamu bisa gabungkan file Outlook PST Anda jika Anda memiliki banyak file.

Membersihkan Outlook dengan Mengarsipkan Email

Jika Anda merasa kewalahan hanya dengan melihat jumlah email di kotak masuk Anda, inilah saatnya untuk menyingkirkan beberapa email tersebut dengan mengarsipkannya. Gunakan metode di atas untuk memindahkan email yang kurang penting ke arsip, sehingga Anda dapat mengerjakan email yang membutuhkan perhatian segera.

Masalahnya dengan email adalah mengelolanya tidak mudah, bahkan untuk para profesional. Namun, ada beberapa tip dan trik yang dapat Anda pelajari untuk membuat pengelolaan email jauh lebih mudah.

Membagikan Membagikan Menciak Surel Cara Menaklukkan Kotak Masuk Anda: 60+ Tip untuk Produktivitas dan Keamanan Email

Jangan kewalahan dengan kotak masuk Anda! Inilah semua yang perlu Anda ketahui untuk menaklukkan email Anda sekali dan untuk semua.

Baca Selanjutnya Topik-topik yang berkaitan

Produktifitas
Kiat Email
Microsoft Outlook
Kiat Microsoft Office
Aplikasi Email

Tentang Penulis Mahesh Makvana(307 Artikel Diterbitkan)

Mahesh adalah penulis teknologi di MakeUseOf. Dia telah menulis panduan cara kerja teknologi selama sekitar 8 tahun sekarang dan telah membahas banyak topik. Dia suka mengajari orang-orang bagaimana mereka bisa mendapatkan hasil maksimal dari perangkat mereka.

Berlangganan newsletter kami

Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!

Klik di sini untuk berlangganan