Home-theater-designers
Pada tahun 1971, email pertama dikirim dari satu komputer ke komputer lain. Sekarang, 269 miliar email dikirim setiap hari.
Tidak mungkin untuk membayangkan berapa banyak dari email ini yang tidak diperlukan. Berapa banyak yang melayani hanya untuk menyebabkan lebih banyak kebingungan. Untuk membakar lebih banyak perhatian dan kesabaran dari penerimanya.
Tapi satu hal yang pasti: jika lebih banyak orang mulai membalas email secara efektif , kita semua akan terbelenggu ke kotak masuk kita sedikit kurang ketat dan kecemasan email kita akan sedikit kurang melemahkan.
Solusi paling jelas di sini bukan hanya 'balasan sebaris', tetapi balasan sebaris dengan baik . Balasan sebaris adalah tempat Anda membalas di dalam isi utama email, daripada menulis email Anda sendiri dari awal.
Balasan sebaris adalah sesuatu yang sebagian besar dari kita sudah lakukan dari waktu ke waktu. Tapi kita harus membalas inline jauh lebih sering. Dan kita harus melakukannya dengan beberapa aturan dalam pikiran untuk menjaga agar utas email yang rumit tetap teratur dan mudah diikuti.
Kami Membalas Email yang Salah
Kebalikan dari balasan sebaris adalah apa yang sering disebut 'posting teratas'. Di sinilah Anda menekan balas ke email, dan mulai mengetik di bagian atas kotak teks. Ini adalah bagaimana sebagian besar email saat ini disusun. Tetapi kecuali Anda berurusan dengan percakapan email yang sangat sederhana, posting teratas dapat menyebabkan segala macam masalah.
Pertama, ketika posting teratas, merujuk kembali ke email asli menjadi kerumitan besar, yang melibatkan menjelajahi email demi email untuk menemukan apa yang Anda cari. Anda kemudian harus menggulir kembali ke bawah ke email yang Anda buat untuk mungkin memparafrasekan apa yang baru saja Anda temukan, di luar konteks, dan sering kali kehilangan poin penting.
Terkadang, penerima mungkin membalas email Anda di utas email yang sama sekali baru, artinya percakapan Anda sekarang terjadi di dua atau lebih utas terpisah.
Jika Anda berada dalam percakapan grup, segalanya menjadi lebih berantakan. Melacak siapa yang membalas apa, kapan, dan apa tanggapannya itu balasan menjadi suatu prestasi yang hampir mustahil.
Membalas Sebaris Adalah Solusinya
Alih-alih memposting teratas, kita harus membalas Di barisan -- yaitu, di dalam isi pesan email asli. Di Outlook dan Apple Mail, Anda dapat melihat pesan asli segera setelah Anda menekan balasan. Di Gmail, cukup tekan tiga titik di bagian bawah layar penulisan untuk menampilkan percakapan.
Tip: Untuk menghapus baris 'kutipan' vertikal dari balasan Anda di Gmail, sorot seluruh email, lalu klik kurangi indentasi tombol.
Balasan sebaris memecahkan masalah kebutuhan untuk menggulir banyak pesan karena email asli disertakan dan dapat dicari dalam pesan terbaru yang Anda terima dalam percakapan itu. Ini berarti semuanya disimpan dalam konteks.
Plus, Anda tidak perlu membuang waktu untuk menyimpulkan balasan orang lain, atau menyalin-menempelkan potongan email hanya untuk membuat balasan Anda masuk akal. Dengan balasan sebaris, semuanya tersedia untuk dirujuk kembali oleh semua orang kapan saja.
Dan untuk utas yang melibatkan banyak orang, membedakan siapa mengatakan apa, dan membalas siapa, itu mudah (jika dilakukan dengan benar).
Membalas Sebaris dengan Benar
Ketika kebanyakan orang membalas sebaris, mereka hanya menulis balasan mereka di samping teks yang ingin mereka tanggapi, dan mereka membuatnya tebal atau merah.
Ini jauh dari ideal. Segera setelah seseorang membuka email dalam teks biasa, mereka tidak dapat melihat pemformatan ini. Dan begitu ada lebih dari beberapa orang dalam satu utas, segalanya bisa menjadi kacau dengan cepat.
Jadi, inilah panduan singkat tentang dengan baik balasan sebaris yang skalabel dan akan meminimalkan kebingungan.
1. Jangan Mengandalkan Pemformatan
Seperti yang disebutkan, dalam beberapa kasus, penerima mungkin tidak dapat melihat pemformatan yang Anda sertakan dalam email (misalnya, mereka mungkin lebih menyukai teks biasa). Jika seseorang buta warna, mereka mungkin merasa sulit untuk mengikuti utas yang mengandung banyak warna.
buat gambar iso windows 10 dari instalasi yang ada
Dengan segala cara, gunakan pemformatan untuk membuat balasan lebih mudah ditemukan saat memindai email. Tapi jangan mengandalkan semata-mata di atasnya.
2. Kata Pengantar Membalas Dengan Nama Anda
Daripada mengandalkan pemformatan, biasakan mengawali semua balasan Anda dengan nama Anda dan, jika Anda perlu mengaturnya secara khusus, tanggalnya. Minta semua penerima untuk melakukan hal yang sama.
Saat ini, di Gmail, Anda tidak punya pilihan selain mengetikkan nama Anda secara manual. Hal yang sama berlaku untuk aplikasi Apple Mail yang selalu hambar.
Namun, jika Anda menggunakan Outlook, ada fitur untuk secara otomatis mengawali balasan Anda dengan nama Anda. Untuk melakukan ini, buka File > Opsi > Mail . Lalu pergi ke Balasan & Teruskan , Periksalah Kata pengantar komentar dengan kotak, dan ketik nama Anda ke dalam kotak teks. Saat Anda membalas di badan email, nama Anda akan muncul dalam tanda kurung secara otomatis.
burung surat juga memiliki opsi ini secara default.
3. Tolong Gunakan Line Breaks
Setiap kali Anda meninggalkan balasan sebaris, ini harus di baris baru, bukan disisipkan di tengah kalimat atau di akhir paragraf.
Hal ini membuat jauh lebih mudah bagi orang lain untuk membalas komentar Anda dan membuat pemindaian percakapan yang terjadi di sekitar setiap poin menjadi lebih efisien.
4. Balasan Multi-Level Indent
Ketika beberapa poin sedang ditangani dalam satu email, Anda akan memiliki beberapa utas yang terjadi dalam satu pesan.
Untuk menjaga ini tetap teratur, Anda harus membuat indentasi balasan berulir sehingga jelas komentar mana yang terkait dengan setiap poin. Saya pribadi menemukan menggunakan tanda kurung sudut (>) karakter yang paling intuitif di sini, karena poin-poin mungkin tidak muncul dalam email teks biasa.
Ini akan menghemat banyak upaya Anda untuk mencari tahu bagian mana dari percakapan yang perlu Anda perhatikan.
5. Pilihan Terakhir: Gunakan Alat yang Lebih Baik
Tidak ada yang berpura-pura balasan sebaris adalah solusi sempurna di sini. Tetapi jika Anda tidak punya pilihan selain menggunakan email, luangkan waktu untuk menulis email yang efisien, dan efektif. Berdasarkan alasan di atas, balasan sebaris adalah cara terbaik untuk menjaga proyek tetap berjalan. Ini juga membantu semua orang mengikuti beberapa percakapan dalam utas email tanpa perlu membuang waktu untuk melihat daftar panjang email sebelumnya.
Namun, jika Anda menemukan balasan sebaris menjadi terlalu rumit, atau jika rekan kerja Anda tidak terbiasa membalas sebaris dengan benar, mungkin sudah saatnya untuk mencari alat yang berbeda.
Alat komunikasi seperti Kendur , Heboh , dan Kerumunan membuat komunikasi tim yang kompleks menjadi lebih mudah. Daripada terus berkutat dengan email, mungkin ini saatnya untuk mencoba salah satunya.
Sebarkan Firman
Saat Anda mengadopsi aturan balasan sebaris sederhana ini, banyak penerima akan menghargai betapa efisiennya perilaku email ini dan mulai meniru pendekatan Anda secara alami.
Namun, jika mereka tidak secara alami menyalin etiket email Anda yang bijaksana, tarik mereka ke sana. Kirimi mereka artikel ini. Jelaskan bagaimana Anda ingin mereka membalas, dan jelaskan bahwa itu akan menghemat banyak pesan yang disalahpahami, waktu yang terbuang, dan kehilangan konteks.
Benar-benar tidak ada sisi negatifnya.
Apakah menurut Anda aturan ini akan membantu Anda tetap berada di atas rangkaian email yang rumit? Apakah ada tips membalas inline lain yang menurut Anda akan membantu?
Kredit Gambar: sangoiri/ foto deposit
Membagikan Membagikan Menciak Surel Panduan Pemula untuk Menganimasikan PidatoMenganimasikan pidato bisa menjadi tantangan. Jika Anda siap untuk mulai menambahkan dialog ke proyek Anda, kami akan merinci prosesnya untuk Anda.
Baca Selanjutnya Topik-topik yang berkaitan- Produktifitas
- Gmail
- Kiat Email
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale memiliki gelar dalam bidang Filsafat dari University of York, Inggris. Dia telah bekerja sebagai manajer dan konsultan media sosial selama lebih dari lima tahun, sambil memberikan lokakarya di beberapa negara. Selama dua tahun terakhir, Rob juga menjadi penulis teknologi, Manajer Media Sosial MakeUseOf, dan Editor Buletin. Anda biasanya akan menemukannya berkeliling dunia, belajar mengedit video, dan bereksperimen dengan fotografi.
More From Rob NightingaleBerlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
kenapa kipasku berisik sekaliKlik di sini untuk berlangganan