Gunakan Aturan Manajemen Waktu 80/20 untuk Memprioritaskan Tugas Anda

Gunakan Aturan Manajemen Waktu 80/20 untuk Memprioritaskan Tugas Anda

Bagaimana Anda memaksimalkan waktu Anda? Apakah Anda menggunakan aplikasi manajemen waktu? Apakah Anda merencanakan ke depan dan tetap mengikuti jadwal Anda? Atau apakah Anda memprioritaskan tugas Anda? Jika Anda sudah mencoba hal-hal ini dan masih kesulitan memanfaatkan waktu Anda secara efektif, mungkin Anda perlu perubahan.





Aturan 80/20 adalah pilihan lain untuk manajemen waktu dan, dengan sedikit penyesuaian, itu mungkin solusi ideal Anda.



Apa Sebenarnya Aturan 80/20?

Aturan 80/20 juga dikenal sebagai Prinsip Pareto. Konsep ini berasal dari ekonom Italia Vilfredo Pareto. Dia memperhatikan bahwa 80 persen tanah negara itu hanya dimiliki oleh 20 persen penduduk. Hal ini mendorong Pareto untuk mengkaji lebih jauh ketidakseimbangan ini dan bagaimana kaitannya dengan bidang lain.





Bertahun-tahun kemudian, seorang konsultan bernama Joseph Juran menerapkan konsep ini ke bisnis dan menjulukinya Prinsip Pareto. Dari The Economist online :

Juran memperluas prinsip tersebut ke pengendalian kualitas, dengan menyatakan, misalnya, bahwa sebagian besar cacat dalam produksi adalah akibat dari sebagian kecil penyebab semua cacat—apa yang ia gambarkan sebagai 'yang vital dan banyak yang sepele.'



Menurut Investopedia , ini berarti bahwa:

  • 80 persen volume penjualan berasal dari 20 produk dalam lini produk.
  • 80 persen pendapatan perusahaan berasal dari 20 persen pelanggannya.
  • 80 persen produksi perusahaan berasal dari 20 persen karyawannya.

Manajemen waktu adalah penggunaan paling umum untuk prinsip Pareto, karena kebanyakan orang cenderung membagi waktu mereka secara tipis daripada berfokus pada tugas yang paling penting.



Dengan mengingat semua ini, mengaitkan prinsip dengan manajemen waktu berarti 80 persen dari hasil Anda dapat berasal dari hanya 20 persen waktu Anda. Sekarang pertanyaannya adalah, bagaimana Anda mencapai itu? Berikut empat hal yang bisa Anda lakukan.

Sering Mengevaluasi Tugas Anda

Jika 80 persen hasil datang dari 20 persen usaha, maka masuk akal bahwa 80 persen dampak akan datang dari 20 persen tugas Anda. Jadi, identifikasi 20 persen tugas Anda yang akan menghasilkan 80 persen hasil yang Anda cari.



Kredit Gambar: Astephan melalui Shutterstock

Saat meninjau tugas Anda, tanyakan pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan ini:

  • Apakah setiap tugas dalam daftar saya diberi label sebagai mendesak?
  • Apakah tugas-tugas dalam daftar saya dalam lingkup saya atau apakah mereka termasuk di tempat lain?
  • Apakah saya menghabiskan terlalu banyak waktu untuk jenis tugas tertentu?
  • Apakah ada tugas yang harus saya delegasikan?
  • Apakah semua tugas ini benar-benar diperlukan untuk hasil keseluruhan?

Terus Menilai Tujuan Anda

Tujuan dan tugas Anda mungkin saling terkait, tetapi tidak selalu. Beberapa mungkin benar-benar terpisah. Jadi pikirkan tentang tujuan Anda dan aktivitas yang diperlukan untuk mencapainya. Ingatlah bahwa 80 persen dari tujuan tersebut akan tercapai hanya dengan 20 persen dari aktivitas yang diperlukan.

Kredit Gambar: AzriSuratmin melalui Shutterstock

Di sini sekali lagi, lakukan inventarisasi dan lihat 20 persen aktivitas mana yang membuat Anda lebih dekat dengan sebagian besar tujuan Anda. Lihat beberapa contoh ini dan lihat apakah Anda dapat mengaitkannya:

musik amazon tidak terbatas vs musik utama
  • Jika saya bekerja lembur hari ini (20 persen aktivitas), saya dapat menyelesaikan item pada daftar tugas saya, membuat bos senang, DAN mengambil cuti besok (80 persen tujuan).
  • Jika saya membuat salad untuk dimakan di meja saya untuk makan siang hari ini (aktivitas 20 persen), saya dapat mengerjakan tugas itu, mengalahkan tenggat waktu, DAN mendekati target penurunan berat badan saya (tujuan 80 persen).
  • Jika saya menjadwalkan pertemuan rutin (20 persen aktivitas), saya dapat meningkatkan komunikasi tim, memiliki proyek yang lebih sukses, DAN menjadi pemimpin yang lebih baik (80 persen tujuan).

Tentukan Waktu Utama Anda

Setiap orang memiliki waktu tertentu di siang hari ketika mereka paling produktif. Anda dapat melakukan pekerjaan terbaik Anda antara pukul 9 pagi hingga 11 pagi. Atau Anda mungkin menyelesaikan lebih banyak antara jam 3 sore dan jam 5 sore. Kapan Anda merasa paling energik, fokus, dan produktif?

Kredit Gambar: Dekan Drobot melalui Shutterstock

Tentukan kapan waktu utama Anda dan gunakan untuk menangani 20 persen tugas dan tujuan yang telah Anda identifikasi. Ini akan memastikan bahwa Anda menghabiskan waktu paling produktif dalam sehari untuk tugas dan aktivitas yang diperlukan untuk hasil terbaik.

Mengidentifikasi dan Menghilangkan Gangguan

Apakah Anda bepergian ke kantor setiap hari atau bekerja dari rumah, gangguan ada di mana-mana. Gangguan kecil yang tidak menyenangkan itu dapat menyebabkan hilangnya fokus, tugas yang tertunda, dan penurunan produktivitas Anda secara keseluruhan .

Kredit Gambar: Argus melalui Shutterstock

Dengan menggunakan konsep aturan 80/20, FreshBooks menduga :

80 persen gangguan Anda berasal dari 20 persen sumber.

Untuk mengatasi gangguan tersebut dan menghilangkannya, Anda harus mengidentifikasinya terlebih dahulu. Daftar Anda mungkin terlihat seperti ini:

  • Keributan email
  • Panggilan telepon masuk
  • Pengunjung yang tidak direncanakan
  • Haus atau lapar
  • Pemberitahuan media sosial

Setelah Anda memiliki daftar gangguan, tinjau dan lihat mana yang paling mengganggu Anda. Anda mungkin akan menemukan bahwa hanya dua atau tiga (20 persen) yang merupakan masalah terbesar (80 persen). Kemudian gabungkan cara-cara untuk menghilangkan interupsi tersebut. Berikut adalah beberapa saran:

  • Blokir waktu tertentu untuk mengerjakan email.
  • Biarkan panggilan tidak mendesak masuk ke pesan suara.
  • Tutup pintu kantor Anda.
  • Siapkan minuman dan makanan ringan.
  • Jauhi media sosial selama bekerja.
  • Gunakan aplikasi pengatur waktu untuk mengatur waktu sesi kerja Anda serta istirahat Anda.

Sudahkah Anda Mencoba Aturan 80/20?

Prinsip Pareto dapat membawa kesuksesan dalam industri dan penggunaan tertentu, tetapi dapatkah itu berhasil untuk Anda? Jika Anda telah mencoba aturan 80/20 dengan banyak keberhasilan, apakah Anda terus menggunakannya? Sebaliknya, jika Anda mencoba konsep ini dengan hasil negatif, tahukah Anda apa yang salah?

Masih berjuang? Terapkan kebiasaan produktivitas online ini untuk merampingkan hari-hari Anda dan lihat opsi perangkat lunak dan aplikasi pelacakan waktu ini.

Membagikan Membagikan Menciak Surel Haruskah Anda Segera Upgrade ke Windows 11?

Windows 11 akan segera hadir, tetapi haruskah Anda memperbarui sesegera mungkin atau menunggu beberapa minggu? Mari kita cari tahu.

Baca Selanjutnya Topik-topik yang berkaitan
  • Perbaikan diri
  • Produktifitas
  • Manajemen waktu
  • Manajemen tugas
Tentang Penulis Rumah Tulis Sandy(452 Artikel Diterbitkan)

Dengan gelar BS di bidang Teknologi Informasi, Sandy bekerja selama bertahun-tahun di industri TI sebagai Manajer Proyek, Manajer Departemen, dan PMO Lead. Dia kemudian memutuskan untuk mengikuti mimpinya dan sekarang menulis tentang teknologi penuh waktu.

dua komputer dua monitor satu keyboard satu mouse
More From Sandy Writinghouse

Berlangganan newsletter kami

Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!

Klik di sini untuk berlangganan