Home-theater-designers
Berbagi dokumen di Google Drive bukanlah hal baru lagi. Dan itu menjadi lebih baik karena pekerjaan jarak jauh menyentuh seluruh penjuru dunia. Ini adalah kabar baik bagi kami karena folder bersama Google Drive yang sederhana membuka begitu banyak ide kolaboratif di berbagai domain.
Apakah Anda masih menguasainya? Sepuluh tips ini akan membantu Anda mengelola file bersama sedikit lebih baik mulai hari ini.
Dasar-dasar Berbagi Google Drive
Anda dapat membagikan file atau folder apa pun. Tetapi Anda harus memperhatikan orang yang Anda ajak berbagi dan tingkat izin berbagi yang Anda izinkan di Google Drive.
Video berdurasi dua menit itu merangkum prosesnya.
Sebagai pemilik, Anda dapat memberi orang lain kepemilikan penuh atas suatu file, atau beberapa tingkat akses untuk melihat dan mengedit.
- Dapat mengedit: Spreadsheet kolaboratif yang sedang Anda kerjakan dengan tim Anda.
- Dapat berkomentar: Draf buku yang Anda tulis. Orang lain dapat melihat dan menambahkan komentar ke file, tetapi tidak dapat mengeditnya. Folder tidak memiliki komentar.
- Dapat melihat: Undangan pesta akhir pekan yang baru saja Anda buat dengan Presentasi.
Berikut adalah bagan yang membandingkan akses untuk pemirsa, pemberi komentar, editor, atau pemilik:
Sumber: Dukungan Google
1. Bagaimana Cara Menonaktifkan Salin, Mengunduh, dan Mencetak File Bersama?
Anda dapat melarang pengunduhan, pencetakan, dan penyalinan file bersama. Fitur manajemen hak informasi lanjutan menghapus opsi ini dari menu penampil. Ini adalah lapisan kontrol lain atas dokumen Anda.
Buka Google Drive. Pilih file yang dibagikan dan klik Membagikan ikon di kanan atas.
pada Bagikan dengan orang dan grup kotak dialog, tambahkan nama kolaborator. Tetapkan tingkat izin kolaborator Anda dari tarik-turun di sebelah bidang nama. Izin berbagi Google Drive adalah Editor , Penonton , Komentar .
Mengirim pemberitahuan dan pesan pribadi adalah opsional. Sekarang, Anda mungkin ingin menonaktifkan unduhan, pencetakan, atau salinan file yang dibagikan. Klik ikon Roda Gigi untuk menampilkan dua izin lagi yang dapat Anda hapus centangnya untuk memperkuat privasi dokumen Anda.
Kembali ke dialog sebelumnya dengan mengklik panah, lalu kirim file ke kolaborator Anda.
Pemirsa akan melihat Opsi ekspor dinonaktifkan pemberitahuan di bagian atas menu File dan Edit. Opsi Buat salinan, Cetak, dan Unduh juga berwarna abu-abu untuk dokumen, spreadsheet, dan presentasi tertentu.
Perhatikan bahwa mereka yang memiliki izin 'edit' masih dapat mengunduh, mencetak, dan menyalin file Anda, meskipun setelan ini diaktifkan.
2. Bagikan Folder dengan Pengguna Non-Google
Teman dan kolega Anda tidak memerlukan akun Google untuk melihat folder atau dokumen Google Drive. Anda dapat mengirim undangan ke alamat email mereka. Atau gunakan tautan yang dapat dibagikan.
Pengguna dan kolaborator akun non-Google hanya dapat melihat file terlepas dari izin yang Anda tetapkan.
Berbagi melalui tautan publik adalah risiko keamanan untuk dokumen sensitif karena siapa pun yang memiliki tautan dapat mengakses file tersebut. Jadi gunakan dalam obrolan publik, email, atau media sosial hanya jika dokumen tersebut dapat dilihat oleh siapa saja.
3. Unduh Folder Google Drive Bersama
Google Drive memungkinkan Anda mengunduh seluruh konten folder bersama sebagai arsip ZIP. Ini berguna untuk menyimpan salinan lokal dari dokumen bersama. Struktur folder dengan sub-folder apa pun disimpan dalam arsip.
cara mengembalikan pesan facebook lama
Pergi ke Dibagikan dengan saya Di Google Drive Anda. Klik kanan pada folder dan pilih Unduh .
Anda juga dapat menggunakan ikon titik tiga di bilah alat untuk mengunduh folder.
Jika Anda mengunduh Google Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, itu akan diunduh sebagai dokumen Office. Semua file lain akan diunduh dalam format aslinya.
4. Mentransfer Kepemilikan File ke Orang Lain
Ada banyak alasan untuk mengalihkan kepemilikan dokumen kepada orang lain. Mungkin orang lain mengambil alih sebuah proyek. Mungkin seseorang memecatmu. Pada catatan yang lebih baik, Anda akan berlibur dan hanya ingin menyerahkan tanggung jawab untuk dokumen bersama. Proses 'menyerahkan' dokumen dan folder Google Drive secara digital sangatlah mudah.
Buka Google Drive. Pilih folder atau file bersama di Dokumen, Spreadsheet, atau Slide, lalu klik Membagikan ikon di kanan atas. Bila pemilik dugaan tidak memiliki akses berbagi… undang dengan mengetikkan alamat email di bidang 'Bagikan dengan orang dan grup'. Kemudian Menyimpan .
cara bermain hbo max di roku
Klik menu tarik-turun di sebelah nama orang yang ingin Anda miliki file atau foldernya. Pilih Jadikan Pemilik .
Peran Anda ditukar dari pemilik ke editor setelah Anda mentransfer kepemilikan. Sebuah pesan pop-up memberitahu Anda bahwa 'Pemilik baru akan diberitahu dan dapat menghapus Anda. Anda juga mungkin kehilangan kemampuan untuk mengubah setelan berbagi.'
Lakukan Catatan: Anda tidak dapat mentransfer kepemilikan file yang disinkronkan atau diunggah (seperti PDF atau file gambar).
5. Bagaimana Cara Meminta Akses ke File Bersama?
Saat mencoba mengakses file melalui tautan bersama, Anda mungkin melihat pesan yang mengatakan 'Anda memerlukan akses'.
Terkadang, pemilik membagikan tautan sebelum mereka menetapkan izin. Selain itu, Anda mungkin ingin membuka file dengan ID Google alternatif. Sangat mudah untuk meminta akses dengan satu klik.
Di desktop:
- Buka tautan ke file.
- Klik Minta akses.
Di Seluler:
Dengan aplikasi Drive untuk Android atau iOS, Anda dapat meminta akses dengan satu ketukan saat pesan 'Tidak dapat mengakses dokumen' muncul. Meminta izin akan mengirim email ke pemilik dari dalam aplikasi. Pemilik file langsung mendapatkan notifikasi di Android dan iOS.
Unduh: Google Drive untuk Android | ios (Gratis)
6. Cari Kolaborator
Berbagi dokumen dengan 10 anggota itu mudah. Berbagi dengan 50 panggilan untuk perencanaan lebih lanjut. Mengelola file bersama juga berarti melacak kolaborator mana yang mengerjakan dokumen mana.
Pergi ke Melihat rincian (Klik ikon 'Saya' pada bilah alat). Jelajahi Aktivitas tab untuk melihat dengan cepat file mana yang telah Anda bagikan, baru-baru ini.
Klik Dibagikan dengan Saya di bilah sisi kiri Google Drive. Anda akan mendapatkan daftar semua dokumen yang Anda bagikan aksesnya.
Gunakan Pencarian Google Drive dan filter lanjutannya. Manfaat produktivitas tidak akan mengejutkan bagi mereka yang mengenal filter Gmail.
Gunakan kotak pencarian di bagian atas Google Drive. Pencarian Google Drive juga mencari isi dokumen untuk kata-kata yang ingin Anda cari.
Anda dapat mencari 100 halaman pertama dari dokumen teks atau PDF berbasis teks yang telah Anda unggah. Anda juga dapat mencari teks yang ditemukan di 10 halaman pertama PDF gambar apa pun. Alih-alih menggali folder, gunakan fitur canggih ini untuk membuka file dengan cepat.
Saat berada di Google Drive tekan tombol tombol garis miring ke depan untuk menempatkan kursor Anda tepat di kotak pencarian. Klik panah tarik-turun kecil di kotak pencarian untuk membuka filter pencarian dasar. Mempelajari beberapa parameter manual dapat menghemat waktu Anda.
Misalnya: Untuk menemukan dokumen yang Anda bagikan dengan seseorang, gunakan |_+_|.
Bantuan Google memiliki daftar lengkap di bawah bagian 'Pencarian lanjutan di Google Drive'.
7. Sederhanakan berbagi dengan Membuat Grup Kontak
Dengan kontak email, Anda tidak perlu mengatur izin dokumen individual untuk anggota tim Anda. Anda cukup membuat Label yang merupakan kumpulan kontak dalam grup email tertentu.
Masuk ke Google Kontak . Di bilah sisi kiri, klik Buat label .
Beri nama deskriptif sesuai dengan proyek tim. Atau hal lain yang membuatnya mudah diingat. Kamu bisa label nama dengan izin agar mudah diingat. Kontak apa pun dapat menjadi bagian dari beberapa label.
Misalnya: Project.view atau Project.edit
Masukkan label di bidang pengaturan berbagi file atau folder di Google Drive.
8. Lihat Jumlah Tampilan Dokumen Bersama
Google mempertahankan riwayat versi, tetapi tidak ada cara untuk melihat berapa kali dokumen bersama telah dilihat. Saya mendapat jawaban untuk pertanyaan ini dari yang lama Pertukaran Tumpukan diskusi.
Kirimkan tautan dokumen Anda ke http://goo.gl layanan pemendekan URL dan bagikan URL itu saja. Layanan ini memberikan informasi tentang berapa kali tautan itu diklik, yaitu sedekat Anda saat ini untuk mengetahui berapa kali dokumen Anda diakses.
Google telah mematikan dukungan untuk penyingkat URL-nya sendiri. Anda dapat gunakan sedikit sebagai gantinya. Ini berguna jika Anda mungkin ingin membagikan dokumen secara publik dan memeriksa responsnya. Perhatikan bahwa dokumen dan file publik muncul di hasil pencarian.
Beberapa ide untuk berbagi secara publik:
- Unggah dan bagikan eBuku.
- Uji respons awal terhadap produk kreatif.
- Rilis presentasi Slide untuk dilihat publik (seperti SlideShare).
- Temukan konten pendidikan terbuka.
Tip: Anda dapat menggunakan Pencarian Situs Google sederhana untuk mencari dokumen publik. Misalnya. kata kunci situs:drive.google.com
9. Bagikan dengan Slack
Jika Anda belum bekerja dengan Slack, inilah saatnya untuk memperkenalkannya kepada tim Anda. Ada banyak cara untuk membuat layanan favorit Anda bekerja dengan Slack. Integrasi Google Drive adalah salah satu yang populer.
Slack memungkinkan Anda mengimpor file Google Drive dan membagikannya melalui Slack. Semua file Google Drive yang diimpor juga diindeks oleh Slack untuk memudahkan pencarian dan referensi. File tidak disimpan di Slack---mereka tetap berada di folder Google Drive Anda. Slack bertindak sebagai saluran.
Contoh kecil: Tempel tautan ke dokumen Google di ruang obrolan Slack. Slack menampilkan cuplikan konten dari file di bawah tautan setelah terintegrasi. Ini lebih bermanfaat daripada hanya membagikan tautan buta.
Pusat Bantuan Slack menunjukkan bagaimana Anda dapat menghubungkan Google Drive Anda ke Slack dengan dua cara mudah.
10. Bagikan Google Documents dari Microsoft Office
Google Drive vs Microsoft Word mungkin pertarungan harian dua suite kantor, tetapi dua pembangkit tenaga listrik akhirnya bermain bagus. Anda dapat mengunggah file Word, Excel, dan PowerPoint ke Google Drive dan mengerjakannya di awan seperti yang Anda lakukan di file bersama Google Drive lainnya.
Semua pembaruan disimpan ke file dalam format aslinya. Dokumen Office yang disimpan di Drive juga dikontrol versinya. Anda dapat melacak versi file Office sebelumnya, atau kembali ke versi yang lebih lama.
bagaimana cara mengetahui apakah penjual ebay itu sah?
Jika Anda ingin menggunakan alat Google Drive tertentu seperti add-on atau terjemahan, cukup konversi file Microsoft ke Google Document. Jika tidak, Anda tidak perlu repot mengubah satu format ke format lainnya.
Berbagi File di Google Drive Itu Mudah
Itu juga menjadi lebih sederhana. Ada beberapa lagi Pengaturan Google Drive yang dapat Anda ubah untuk membuat alur kerja Anda lebih lancar. Luangkan waktu dengan fitur kolaboratif Google Drive karena keharmonisan kerja tim bergantung padanya.
Sebagai jembatan kolaborasi, Google Drive harus menjadi bagian dari pengaturan kerja jarak jauh Anda di kantor pusat atau di mana pun di dunia.
Kredit Gambar: teka-teki gambar oleh Rido melalui Shutterstock
Membagikan Membagikan Menciak Surel 6 Alternatif Audible: Aplikasi Audiobook Gratis atau Murah TerbaikJika Anda tidak suka membayar untuk buku audio, berikut adalah beberapa aplikasi hebat yang memungkinkan Anda mendengarkannya secara gratis dan legal.
Baca Selanjutnya Topik-topik yang berkaitan- Produktifitas
- Google Dokumen
- Alat Kolaborasi
- Manajemen file
- File sharing
- google Drive
- Penyimpanan awan
Saikat Basu adalah Wakil Editor untuk Internet, Windows, dan Produktivitas. Setelah menghilangkan kotoran MBA dan karir pemasaran selama sepuluh tahun, dia sekarang bersemangat membantu orang lain meningkatkan keterampilan mendongeng mereka. Dia mencari koma Oxford yang hilang dan membenci tangkapan layar yang buruk. Namun ide Fotografi, Photoshop, dan Produktivitas menenangkan jiwanya.
More From Saikat BasuBerlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
Klik di sini untuk berlangganan