Home-theater-designers
Akan tiba saatnya ketika Anda harus berurusan dengan semua jenis informasi yang disimpan dalam jenis file lain dan membawanya ke dalam Microsoft Excel . Anda tidak dapat lari dari file teks yang selalu ada. Saya yakin Anda menemukan beberapa dari mereka setiap hari.
Berikut adalah beberapa contoh sehari-hari:
- Analisis Excel atas informasi penjualan atau produk yang disimpan dalam file teks.
- Pertukaran data antara dua perangkat lunak yang berbeda (mungkin, dari database ke spreadsheet).
- Nama, alamat, dan ID email yang disimpan dalam program email (mis. ekspor dari Microsoft Outlook ke Excel ).
Microsoft Excel memberi Anda semua alat untuk terhubung ke sumber data eksternal. Mari kita bicara tentang file teks yang dibatasi.
Ini Adalah File Teks Dibatasi
Seperti yang Anda lihat, nama depan dan belakang, perusahaan tempat mereka bekerja, dan detail lainnya dipisahkan dengan koma. Ini file teks yang dipisahkan koma mudah dibuat di editor teks apa pun.
Saat ini, itu tidak berguna. Bawa ini ke dalam spreadsheet dan Anda dapat membuat dokumen yang lebih profesional.
Misalnya, Anda dapat dengan mudah mencari data duplikat dan menghapusnya. Maka kamu bisa gunakan spreadsheet untuk membuat label dan gabungan surat jika alamat juga merupakan bagian dari data.
Ide dasarnya di sini adalah mengimpor informasi dari file teks dan membagi berbagai informasi Anda ke dalam kolom terpisah dan memberi nama setiap kolom dengan header yang sesuai.
Mari kita lihat file teks yang dibatasi secara lebih rinci…
3 Jenis File Teks yang Dibatasi
Ada tiga jenis umum dari file delimited tergantung pada cara Anda memisahkan (delimit) setiap nilai. Setiap karakter dapat digunakan untuk memisahkan entri individu dalam file.
Misalnya: pipa (|) atau spasi sederhana. Anda akan menemukan ketiganya sebagai jenis pemisah yang paling umum di antara setiap entri teks.
- Nilai dipisahkan koma.
- Nilai yang dipisahkan tab.
- Nilai yang dipisahkan titik dua.
Pembatas Teks membuat setiap nilai terpisah dari nilai berikutnya. Nilai apa pun yang mengikuti pembatas dan mendahului kemunculan pembatas berikutnya diimpor sebagai satu nilai. Ingatlah bahwa nilai antara pembatas yang ditetapkan dapat memiliki karakter pembatas lain, tetapi membutuhkan tanda kutip (') atau apostrof (').
Membingungkan? Tidak begitu banyak. Mari kita lihat caranya dengan contoh:
Dalam file teks dengan nama kota dan negara bagian, mungkin ada beberapa nilai seperti 'Albany, NY'.
Microsoft Excel dapat membaca koma (,) di antara dua kata sebagai pembatas. Untuk memperlakukan nama kota dan negara sebagai satu nilai dan impor mereka ke satu sel Excel kita harus menggunakan tanda kutip ganda atau tanda kutip sebagai kualifikasi teks. Jika tidak ada karakter yang ditentukan sebagai kualifikasi teks, 'Albany, NY' diimpor ke dua sel yang berdekatan sebagai Albany dan NY.
Singkatnya, untuk mempertahankan nilai apa pun dalam kolom persis seperti apa adanya, Anda dapat menyertakan nilai dalam tanda kutip atau apostrof.
Seperti yang akan kita lihat di bawah, Microsoft Excel memberi Anda kendali penuh atas proses impor dan panel Pratinjau untuk melihat format data sebelum mengisi sel.
Mengkonversi Dari File Teks Dibatasi ke Spreadsheet
Ada banyak konverter online yang dapat mengambil file teks CSV mentah dan mengeluarkan spreadsheet XLS. Zamzar dan Dikonversi adalah dua alat yang sangat baik.
Tetapi Anda tidak perlu mencari konverter online karena Microsoft Excel memiliki fitur asli yang melakukan pekerjaan jauh lebih baik.
Mari kita ambil contoh file CSV dan ikuti langkah-langkah untuk mengonversi file teks yang dibatasi menjadi spreadsheet. Tangkapan layar di atas dari kumpulan nilai yang dipisahkan koma dalam file Notepad adalah contoh yang bagus.
Microsoft Excel dapat membantu mengubah kekacauan yang membingungkan ini menjadi baris dan kolom yang rapi. Anda kemudian dapat mengerjakannya dan mengubahnya menjadi laporan yang diformat dengan indah atau menyiapkannya untuk dicetak.
Ada tiga cara untuk memasukkan data ke dalam spreadsheet Excel dari file CSV. Mulailah dengan yang mudah terlebih dahulu.
Metode 1: Impor Otomatis
1. Klik Mengajukan tab, lalu klik Membuka .
2. Pilih file CSV yang ingin Anda buka. Microsoft Excel membuka file teks secara otomatis dan menampilkan data dalam buku kerja baru.
Ini adalah rute paling langsung (dan tercepat) untuk membuka file CSV. Microsoft Excel menggunakan pengaturan format data default untuk membaca dan mengimpor setiap kolom data. Tetapi impor otomatis tidak memberi Anda fleksibilitas yang Anda inginkan.
Jadi, mari kita lihat cara kedua yang menggunakan wizard.
Metode 2: Pulihkan Wisaya Impor Teks
Panduan Impor Teks memungkinkan Anda untuk mengontrol struktur data yang ingin Anda impor. Ini dimulai secara otomatis ketika Anda mengimpor file teks (yaitu file dengan ekstensi TXT).
Buka Microsoft Excel dan telusuri ke file teks (atau ubah ekstensi file CSV ke TXT).
Microsoft menyembunyikan Panduan Impor Teks lama di Excel 365 dan 2016 (versi 1704 dan seterusnya). Tetapi Anda dapat mengembalikan panduan impor teks dari Opsi Excel.
1. Pergi ke File > Opsi > Data .
2. Gulir ke bawah ke Tampilkan wizard impor data lawas bagian.
3. Untuk mengimpor teks atau file CSV, pilih Dari Teks (Legacy) . Klik oke untuk menutup Opsi.
4. Sekarang, Anda dapat menggunakan wizard dari Ribbon. Pergi ke Data > Dapatkan Data > Wizard Lama > Dari Teks (Legacy) . Jelajahi dan buka file CSV yang ingin Anda impor.
Gunakan proses tiga langkah ini untuk mengontrol format data.
Langkah 1
Ini adalah tampilan Wisaya Impor Teks pada langkah pertama.
Pilih Dibatasi -- Ketika item dalam file teks dipisahkan oleh tab, titik dua, titik koma, spasi, atau karakter lainnya.
Pilih Lebar Tetap -- Ketika semua item memiliki panjang yang sama dan tersusun rapi dalam kolom yang dipisahkan ruang.
Terkadang, data mentah mungkin memiliki baris header. Contohnya:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Menggunakan Mulai impor di baris untuk memilih baris dari mana impor akan dimulai.
NS Asal File dapat dibiarkan secara default untuk sebagian besar kasus.
NS Pratinjau menampilkan nilai-nilai seperti yang akan muncul ketika mereka dibatasi ke dalam kolom pada lembar kerja.
Klik Lanjut .
Langkah 2
Memilih Pembatas untuk file Anda (koma, dalam kasus kami). Untuk beberapa karakter lain, periksa Lainnya dan masukkan karakter di bidang kecil. NS Pratinjau data jendela memberi Anda sekilas data kolumnar.
Pilih Perlakukan pembatas berurutan sebagai satu kotak centang jika data Anda berisi pembatas lebih dari satu karakter di antara bidang data atau jika data Anda berisi beberapa pembatas kustom.
Misalnya, ini membantu Anda menangani file yang mungkin memiliki ruang ekstra sebelum atau sesudah pembatas lainnya. Anda dapat membantu mengidentifikasi ruang sebagai pembatas lain dan mencentang kotak ini.
Menggunakan Kualifikasi teks dropdown untuk memilih karakter yang menyertakan nilai dalam file teks Anda. Kami berbicara sebelumnya bagaimana qualifier teks dapat membantu Anda mengimpor beberapa nilai ke dalam satu sel, bukan yang terpisah.
Menggunakan Pratinjau data jendela untuk memeriksa penampilan.
Klik Lanjut .
Catatan: Layar wizard berubah saat mengimpor data dengan lebar tetap.
cara mengakses clipboard di android
NS Pratinjau data jendela dapat membantu Anda mengatur lebar kolom. Gunakan bilah atas di jendela untuk mengatur jeda kolom yang diwakili oleh garis vertikal. Seret pemisah kolom untuk menambah atau mengurangi lebar. Klik dua kali pemisah kolom untuk menghapusnya.
Dalam file dengan lebar tetap, tidak ada pembatas yang digunakan untuk memisahkan nilai dalam file. Data diatur dalam baris dan kolom, dengan satu entri per baris. Setiap kolom memiliki lebar tetap, ditentukan dalam karakter, yang menentukan jumlah maksimum data yang dapat ditampungnya.
Langkah 3
Jendela Pratinjau menjadi lebih penting di layar ini karena Anda dapat menyempurnakan format data yang masuk ke setiap bidang dengan Format data kolom . Secara default, Microsoft Excel mengimpor data dalam format Umum. Pilih kolom di jendela pratinjau dan atur format yang sesuai.
Misalnya, Anda dapat memilih...
- Teks untuk bidang teks.
- Tanggal dan format tanggal untuk setiap kolom yang berisi tanggal.
- umum untuk mengonversi mata uang ke format Mata Uang Excel.
Menggunakan Canggih tombol untuk menentukan jenis desimal dan pemisah seribu tempat untuk data numerik.
Misalnya, jika Anda ingin menampilkan 100.000 sebagai 1,00.000. Excel menampilkan angka sesuai format yang diatur dalam pengaturan regional komputer Anda.
Klik Menyelesaikan . Pada akhirnya Impor Data kotak dialog muncul.
Jangan terlalu mengkhawatirkannya sekarang. Ini memberi Anda beberapa opsi untuk memasukkan data ke dalam spreadsheet atau membuat koneksi dengan database eksternal. Menyisipkan nilai yang dipisahkan teks sebagai tabel di lembar kerja ini adalah pengaturan default.
Metode lama 'lama' masih merupakan cara terbaik untuk melakukannya ketika file CSV Anda sederhana. Jika tidak, sekarang ada metode baru yang dapat memenuhi kebutuhan impor teks apa pun.
Metode 3: Gunakan Dapatkan & Ubah Data
Tab Data mencakup semua alat yang Anda perlukan untuk mengumpulkan data eksternal dan membuatnya berperilaku seperti yang Anda inginkan juga. Misalnya, Anda bisa membuat laporan PivotTable dan menyegarkannya setiap kali data eksternal berubah.
Ini adalah pekerjaan yang berlebihan untuk file CSV sederhana, tetapi mari kita lanjutkan dan lihat cara memasukkan kolom data yang dibatasi ke Excel.
1. Buka buku kerja kosong.
2. Pergi ke Data tab pada Pita. Kemudian klik panah tarik-turun kecil di bawah Dapatkan Data tombol (di Dapatkan & Ubah Data kelompok). Memilih Dari File > Dari Teks/CSV .
3. Dalam Impor File Teks kotak dialog, telusuri ke lokasi di desktop Anda dan pilih file teks CSV yang ingin Anda impor. Panduan Impor Teks ditampilkan dengan rapi dengan opsi yang sekarang dapat Anda pilih.
Seperti yang Anda lihat, Anda dapat mengubah pengkodean karakter dan pilihan karakter yang dibatasi atau memasukkan pembatas khusus.
Excel mengetahui pembatas dengan menganalisis beberapa ratus baris pertama dari kumpulan data secara default. Anda dapat mengubah ini dan membiarkan Excel bekerja dengan seluruh dataset juga. Tidak disarankan jika Anda memiliki jutaan catatan untuk diimpor.
4. Klik Memuat tombol untuk mengimpor data Anda ke lembar kerja baru yang cantik.
5. Setiap kali Anda mengimpor data ke Excel, koneksi data dibuat. Anda dapat menjalankan kueri dan menyambungkan lembar kerja ke sumber eksternal. Setiap perubahan pada data sumber asli akan diperbarui secara otomatis di lembar Excel.
6. Anda dapat membatalkan koneksi ini dengan masuk ke Data > Kueri dan Koneksi untuk membuka panel di samping.
Klik kanan dan pilih Menghapus . Atau, arahkan kursor ke nama file sumber data dan tekan Menghapus di jendela yang muncul. Jika Anda yakin, klik Menghapus lagi.
Mengubah data berada di luar cakupan tutorial ini. Jadi saya akan mengarahkan Anda ke Microsoft Memulai dengan Get & Transform di Excel halaman dukungan untuk bantuan lebih lanjut.
Banyaknya Penggunaan File Delimited di Excel
Perlu memisahkan daftar nama depan dan belakang dan menyiapkannya untuk dicetak? Konversikan file teks yang dibatasi ke Excel. Anda dapat mengimpor atau mengekspor hingga 1.048.576 baris dan 16.384 kolom. Dan file yang dibatasi didukung hampir di semua tempat. Gunakan Excel sebagai penghemat waktu dengan teknik di atas dan tips di bawah ini atau pelajari cara mengekstrak angka atau teks dari Excel .
Membagikan Membagikan Menciak Surel 6 Alternatif Audible: Aplikasi Audiobook Gratis atau Murah TerbaikJika Anda tidak suka membayar untuk buku audio, berikut adalah beberapa aplikasi hebat yang memungkinkan Anda mendengarkannya secara gratis dan legal.
Baca Selanjutnya Topik-topik yang berkaitan- Produktifitas
- Spreadsheet
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office 2019
Saikat Basu adalah Wakil Editor untuk Internet, Windows, dan Produktivitas. Setelah menghilangkan kotoran MBA dan karir pemasaran selama sepuluh tahun, dia sekarang bersemangat membantu orang lain meningkatkan keterampilan mendongeng mereka. Dia mencari koma Oxford yang hilang dan membenci tangkapan layar yang buruk. Namun ide Fotografi, Photoshop, dan Produktivitas menenangkan jiwanya.
More From Saikat BasuBerlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
Klik di sini untuk berlangganan