Home-theater-designers
Mail Merge dapat menghemat waktu dan tenaga Anda, jadi pelajari prosesnya dari awal hingga akhir dengan panduan ini.
Hampir semua orang yang akrab dengan suite Office telah mendengar tentang Gabungan Surat, tetapi banyak yang tidak tahu persis bagaimana prosesnya dilakukan. Ini lebih mudah dari yang Anda kira — selama Anda memahami cara menyiapkan dokumen Anda sebelumnya, dan menggabungkannya di Word.
Setelah Anda aktif dan berjalan, Anda akan menggunakan fitur ini untuk membuat semuanya dari kartu indeks yang disesuaikan ke surat massal di tempat kerja Anda. Mail Merge hanya menakutkan untuk pertama kalinya, dan Anda dapat membuktikannya sendiri dengan mengerjakan panduan ini.
Kami telah menggunakan Office 2016 baru untuk panduan ini, tetapi prosesnya berlaku untuk versi Microsoft Word dan Excel yang lebih lama.
Cara Mengatur Dokumen Sumber
Mail Merge bekerja dengan mengisi bidang tertentu pada dokumen dengan data dari sumber lain, biasanya database atau spreadsheet . Langkah pertama menuju Gabungan Surat yang sukses adalah menyiapkan dokumen sumber, dan memastikan bahwa itu diformat dengan cara yang dapat dipahami Word.
Mengingat bahwa ini adalah penggunaan paling umum dari teknik ini, contoh kita akan berpusat pada penempatan nama dan alamat individu pada surat massal umum. Bidang yang akan kami sertakan adalah Nama, Perusahaan, Alamat, Kota, Negara Bagian, dan Kode Pos — tetapi spesifikasi ini tidak penting, selama Anda mengikuti proses menyeluruh.
Menggunakan Excel
Jika Anda menggunakan Excel untuk membuat dokumen sumber Anda, Anda hanya perlu membuat tabel dari semua informasi terkait yang mungkin disertakan dalam Gabungan Surat ini, atau surat yang akan datang.
Ide dasarnya di sini adalah untuk membagi berbagai informasi Anda ke dalam kolom terpisah, dan memberikan masing-masing header yang sesuai. Hal ini memudahkan untuk memilih dan memilih dari detail tersebut nanti, sehingga memungkinkan untuk menggunakan dokumen sumber yang sama untuk membuat apa pun mulai dari lencana ID hingga label alamat .
Selanjutnya, pilih semua data Anda (termasuk tajuk kolom), navigasikan ke Rumus tab dan pilih Tentukan Nama .
Anda akan dimintai nama untuk kumpulan data Anda, jadi pilihlah yang sesuai. Jika Anda cenderung mengawasi beberapa proyek Gabungan Surat untuk surat yang berbeda, sebaiknya tambahkan sesuatu yang dapat dikenali untuk membedakannya lebih jauh. Setelah selesai, simpan pekerjaan Anda dan tutup spreadsheet.
Menggunakan Kata
Anda juga dapat menggunakan file Word sebagai dokumen sumber Anda, tetapi membutuhkan sedikit lebih banyak usaha. Anda harus siapkan meja untuk menjaga semuanya tetap teratur , jadi pergilah ke Memasukkan tab, temukan Tabel bagian dan klik tarik-turun. Tetapkan ukuran tabel yang diperlukan untuk proyek Anda, lalu mulailah mengisinya dengan data Anda.
hal-hal keren yang harus dilakukan dengan perselisihan
Tidak perlu terlalu khawatir tentang pemformatan di sini, karena dokumen ini murni dimaksudkan untuk bertindak sebagai file sumber untuk Gabungan Surat Anda. Namun, akurasi adalah kuncinya, jadi pastikan bahwa semua data Anda telah ditempatkan di kolom yang benar dan diberi judul dengan benar. Setelah selesai, simpan dokumen dan tutup untuk sementara waktu.
Memulai Gabungan Surat Anda
Buka Word dan buat dokumen baru. Pergi ke surat-menyurat tab dan klik Mulai Gabungan Surat dropdown untuk memilih proyek yang Anda inginkan.
Di sinilah prosesnya mungkin sedikit berbeda, tergantung pada apa yang ingin Anda buat. Jika saya membuat label, atau sesuatu yang lain yang mungkin dicetak pada kertas non-standar, saya akan disajikan dengan layar lain yang memungkinkan saya untuk menetapkan beberapa opsi pencetakan tambahan.
cara menggabungkan dua dokumen kata 2016
Dalam hal ini, pilih Bawaan baki, kecuali jika Anda memiliki alasan untuk melakukan sebaliknya, lalu pilih nomor produk yang sesuai sehingga Word dapat menerapkan template yang benar.
Mengimpor Data Sumber
Dengan dasar tersebut, kita sekarang dapat mulai mengimpor informasi yang kita masukkan ke dalam dokumen sumber di awal proses. Pergi ke surat-menyurat tab sekali lagi, klik Pilih Penerima dan pilih Gunakan Daftar yang Ada .
Navigasikan ke dokumen sumber Anda, apakah itu dibuat di Word atau Excel — Microsoft Office suite akan bekerja sama dengan baik di sebagian besar situasi. Jika Anda menggunakan spreadsheet, Anda akan diminta untuk mengonfirmasi tabel mana yang Anda pilih, dan Anda harus memastikan kotak yang ditandai Baris pertama data berisi tajuk kolom dicentang. Sekarang menuju ke Tulis & Sisipkan Bidang bagian dari surat-menyurat tab dan klik Blok Alamat (atau apa pun yang masuk akal untuk proyek Anda).
Di sini, Anda akan dapat menyesuaikan dengan tepat bidang mana yang ditransfer dari dokumen sumber Anda ke pengiriman akhir Anda. Untuk lebih banyak opsi pada tahap ini, kami dapat menambahkan nama depan, tengah, dan belakang penerima kami sebagai kolom individual, yang akan memperluas daftar pilihan yang tersedia di kolom Masukkan nama penerima dalam format ini bidang. Namun, ini sangat opsional.
Alat Blok Alamat sangat bagus untuk siapa saja yang ingin mempercepat Gabungan Surat mereka, tetapi jika Anda ingin menetapkan persis bagaimana dokumen Anda ditata , pertimbangkan untuk menggunakan Sisipkan Bidang Gabung pilihan di bawah Tulis & Sisipkan Bidang bagian untuk menempatkan setiap bidang dengan tangan. Setelah Anda memasukkan bidang Anda ke dalam dokumen, Anda dapat menggunakan Hasil Pratinjau untuk melihat bagaimana itu akan dicetak setelah diisi.
Sekaranglah waktunya untuk membuat tweak pemformatan apa pun yang mungkin perlu Anda lakukan; mengubah font, menyesuaikan bagaimana setiap bidang akan duduk di halaman, dan estetika apa pun yang ingin Anda tambahkan. Setelah selesai, navigasikan ke tab Mailings sekali lagi dan klik Selesai & Gabungkan di bawah Menyelesaikan bagian. Dokumen lengkap Anda akan siap dan menunggu Anda untuk mencetak dan mengirimkannya.
Untuk sesuatu yang sedikit lebih sederhana, lihat pembuat label terbaik yang dapat Anda beli .
Membagikan Membagikan Menciak Surel 5 Tips untuk Meningkatkan Mesin VirtualBox Linux AndaBosan dengan kinerja buruk yang ditawarkan oleh mesin virtual? Inilah yang harus Anda lakukan untuk meningkatkan kinerja VirtualBox Anda.
Baca Selanjutnya Topik-topik yang berkaitan- Produktifitas
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Menggabungkan surat
- Microsoft Office 2016
Penulis Inggris saat ini berbasis di AS. Temukan saya di Twitter melalui @radjonze.
More From Brad JonesBerlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
Klik di sini untuk berlangganan