Home-theater-designers
Google Drive adalah alat produktivitas dan kolaborasi yang fantastis. Namun, begitu Anda mulai sering menggunakannya, menjadi sulit untuk mengatur semuanya.
Untungnya, Google Drives menawarkan banyak cara untuk mempermudah menemukan apa yang Anda cari. Berikut adalah panduan untuk mengatur Google Drive untuk mengurangi waktu yang terbuang untuk mencari informasi.
1. Pengaturan Dasar Google Drive dan Menambahkan File
Seperti penjelajah file standar, Google Drive memungkinkan Anda mengatur file menggunakan folder, yang berguna jika Anda mengerjakan proyek yang berbeda. Apa yang membuat ini sedikit rumit, adalah bahwa file Anda dapat berasal dari dua sumber yang berbeda.
Anda akan melihat ini tercantum di bilah sisi di Aplikasi web Google Drive . Drive saya menyimpan file yang Anda simpan ke Drive, sementara Dibagikan dengan saya mengumpulkan konten yang orang lain undang untuk Anda akses di Drive . Ini mungkin termasuk folder kolaborasi tim, folder Drive publik yang digunakan untuk distribusi, dan sejenisnya.
Anda juga akan melihat Komputer di sini jika Anda menggunakan fitur cadangan Google Drive, tetapi itu adalah fungsi yang terpisah, jadi itu tidak benar-benar berlaku sekarang.
File yang ingin Anda temukan berpotensi berada di bawah salah satu kategori tersebut, sehingga sulit ditemukan melalui penelusuran. Untuk menyederhanakannya, Anda dapat menambahkan pintasan ke file atau folder bersama ke Drive Anda sendiri. Lakukan ini dengan mengklik dan menyeret file ke Drive saya di bilah sisi, atau klik kanan dan pilih Tambahkan pintasan ke Drive . Anda dapat menempatkan pintasan di mana pun Anda inginkan di Drive Anda sendiri.
File akan tetap berada di lokasi aslinya, tetapi pintasan di Drive memungkinkan Anda mengaksesnya dengan mudah dari hierarki Anda sendiri. Ini membuat Anda tidak perlu mengarungi data bersama.
2. Urutkan berdasarkan Tanggal dan Faktor Lainnya
Ini adalah tip dasar, tetapi perlu dijelaskan karena mungkin tidak segera jelas di mana menemukannya. Anda akan menemukan opsi untuk mengubah penyortiran file di kanan atas tampilan file saat ini. Itu muncul sebagai metode penyortiran saat ini, seperti Nama .
Klik teks ini untuk mengatur metode penyortiran yang berbeda, seperti Terakhir diubah atau Terakhir dibuka oleh saya . Gunakan panah untuk mengubah antara pengurutan naik dan turun juga.
Meskipun sederhana, ini adalah cara praktis untuk memahami folder dengan ratusan file dengan cepat.
3. Pilih File Lebih Cepat
Seperti banyak penjelajah file, Google Drive memungkinkan Anda menggunakan Menggeser dan Ctrl dalam kombinasi dengan klik, serta klik-dan-seret, untuk memilih beberapa file.
Memegang Ctrl dan klik beberapa file untuk memilih semuanya. Untuk memilih file yang berada dalam satu baris, klik yang pertama, lalu klik yang terakhir sambil menahan Menggeser . Mengklik dan menyeret adalah alternatif mudah untuk ini jika Anda mau.
Ingatlah bahwa Anda dapat mengubah tampilan file menggunakan tombol di kanan atas, yang muncul di atas opsi pengurutan dan di sebelah Info ikon. Gunakan untuk mengubah antara tampilan daftar dan kisi, yang dapat mempermudah memilih grup file.
4. Gunakan Alat Pencarian Lanjut
Mencari file menggunakan bilah pencarian di bagian atas layar adalah cara terbaik untuk menemukan sesuatu yang hilang. Menggunakan alat canggih yang hanya berjarak beberapa klik membuatnya lebih efektif.
Saat Anda mengklik bilah pencarian, Anda dapat memilih jenis file, seperti PDF atau Spreadsheet , untuk hanya menampilkan file semacam itu.
Anda akan melihat bahwa ketika Anda mengklik salah satunya, jenis: presentasi atau serupa akan muncul di bilah pencarian. Untuk lebih spesifik, coba masukkan istilah penelusuran di samping jenisnya. Ini memudahkan untuk mempersempit pencarian Anda jika Anda tahu jenis konten yang Anda cari.
Selain itu, Anda dapat mengklik Alat pencarian lainnya di bagian bawah menu pemilihan jenis file (atau panah kecil di sebelah kanan kotak pencarian) untuk melihat opsi pencarian lanjutan. Ini memungkinkan Anda menelusuri berdasarkan kriteria seperti tanggal diubah, pemilik, dan dengan siapa dibagikan.
Jika Anda menyimpan banyak sekali file di Drive dan tidak ingat di mana Anda meletakkan sebagian besar file tersebut, pencarian akan menjadi teman terbaik Anda.
5. Memanfaatkan Warna dan Bintang untuk Membuat Kategori
Meskipun Anda dapat membuat hierarki folder yang dalam, terkadang lebih mudah menggunakan sistem yang lebih visual. Dengan mengklik kanan pada folder, Anda dapat memilih Ganti warna dan membuatnya lebih mudah untuk mengidentifikasi sekilas.
Alih-alih abu-abu standar (dan membosankan) untuk semuanya, folder berwarna cerah jauh lebih mudah dikenali di antara banyak folder lain di Drive Anda. Coba terapkan warna hanya pada folder terpenting Anda, atau gunakan skema warna untuk jenis konten yang serupa.
Sebagai langkah serupa, Anda juga dapat membintangi item dengan memilih Tambahkan ke Berbintang di menu klik kanan. Untuk melihat setiap file dan folder yang telah Anda bintangi, klik Berbintang di menu sebelah kiri. Cadangan bintang untuk data terpenting Anda dan Anda akan selalu tahu di mana mencarinya.
6. Pratinjau Dokumen untuk Memindai Dengan Cepat
Ingin pengingat cepat tentang apa yang ada dalam file sehingga Anda dapat yakin bahwa Anda memiliki file yang benar? Di sinilah tombol pratinjau berguna. Pilih file, lalu klik mata ikon di kanan atas di bilah alat yang muncul. Ini akan menghasilkan pratinjau cepat sehingga Anda dapat melihat file tanpa membukanya sepenuhnya.
di mana mendapatkan suku cadang komputer murah
Ini bisa memakan waktu satu detik untuk memuat tetapi masih lebih cepat daripada membuka file sepenuhnya. Jika Anda dapat mengedit file yang telah dipratinjau (seperti dokumen atau spreadsheet Google Documents), Anda akan melihat Buka dengan [aplikasi] tautan di bagian atas.
7. Periksa Revisi dan Edit Histori Dari Drive Saya
Untuk file yang Anda miliki di Drive, Anda dapat memeriksa versi sebelumnya dan melihat siapa yang telah membuat perubahan pada file tersebut. Klik kanan pada sesuatu dan pilih Kelola versi untuk meninjau (dan mengunduh) versi lama dari file itu, serta mengunggah yang baru.
Sementara itu, klik kanan file dan pilih Melihat rincian untuk membuka panel di sebelah kanan dengan informasi tentang file. Beralih ke Aktivitas tab untuk melihat apa yang terjadi dengannya baru-baru ini, seperti orang yang membuat perubahan atau berbagi dokumen.
8. Coba Aplikasi untuk Membantu Anda Mengatur Lebih Lanjut
Jika kontrol bawaan tidak cukup, Anda juga dapat menghubungkan aplikasi pihak ketiga ke Google Drive untuk fungsionalitas lebih. Untuk menelusuri ini, klik kanan pada file dan pilih Buka dengan > Hubungkan lebih banyak aplikasi .
Ini akan membuka pasar, tempat Anda dapat menelusuri add-on yang berfungsi dengan Google Drive. Lihat melalui mereka dan lihat apakah Anda menemukan salah satu dari mereka menarik. Untuk memulai, lihat daftar kami alat terbaik untuk Google Drive .
9. Mini-Tips untuk Organisasi Drive
Kami meninggalkan Anda dengan serangkaian tips kecil yang juga dapat membantu Anda mengatur konten Drive Anda:
- Coba gunakan emoji di nama folder Anda . Di Windows, tekan Menang + Periode untuk memasukkan emoji, yang berfungsi di nama folder Google Drive. Dipasangkan dengan warna folder, ini dapat membantu mereka yang sangat visual.
- Gunakan tagar sebagai tag darurat . Google Drive tidak memiliki fitur penandaan yang tepat, jadi Anda dapat membuatnya sendiri menggunakan tagar. Meskipun tidak didukung secara resmi, menambahkan #Penting atau #Keuangan ke dokumen terkait memungkinkan Anda melihat semuanya di satu tempat dengan pencarian cepat.
- Gunakan konvensi penamaan yang cerdas . Jika Anda ingin file selalu muncul dalam urutan tertentu, gunakan 001 atau serupa di awal nama mereka untuk organisasi yang mudah. Selain itu, pastikan untuk membuat nama file cukup pendek agar dapat dikelola, tetapi jangan lupa untuk menyertakan kata kunci yang akan membuatnya mudah ditemukan dalam pencarian di masa mendatang.
Organisasi Google Drive yang Efektif Sangat Penting
Sekarang Anda tahu beberapa cara terbaik untuk mengendalikan semua yang ada di Google Drive Anda. Menjaga agar file Anda mudah diakses sangat penting, terutama bila Anda memiliki ratusan file yang tersebar di lusinan folder.
Untuk menguasai Google Drive, Anda juga harus tahu cara memperbaiki masalah umum dengan perangkat lunak.
Membagikan Membagikan Menciak Surel 10 Masalah Umum Google Drive (Dan Cara Mengatasinya)Mengalami masalah dengan Google Drive? Coba kiat, perbaikan, dan solusi ini untuk menyelesaikan masalah Google Drive.
Baca Selanjutnya Topik-topik yang berkaitan- Produktifitas
- Manajemen file
- Perangkat Lunak Organisasi
- google Drive
Ben adalah Wakil Editor dan Manajer Orientasi di MakeUseOf. Dia meninggalkan pekerjaan IT-nya untuk menulis penuh waktu pada tahun 2016 dan tidak pernah menoleh ke belakang. Dia telah meliput tutorial teknologi, rekomendasi video game, dan lebih banyak lagi sebagai penulis profesional selama lebih dari tujuh tahun.
More From Ben StegnerBerlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
Klik di sini untuk berlangganan