Home-theater-designers
Mail Merge seperti salah satu teman lama yang sudah bertahun-tahun tidak Anda hubungi. Diremehkan dan diabaikan, sampai hari Anda sangat membutuhkannya.
Anda hanya tidak menyadari potensinya sampai Anda telah didelegasikan pekerjaan mengelola beberapa ratus undangan pada menit terakhir. Mungkin, mereka adalah sekelompok undangan pernikahan atau peringatan merah untuk kiamat zombie yang akan datang. Atau, itu bisa menjadi sesuatu yang tidak berbahaya – seperti mencetak banyak label alamat dan lencana nama.
Jangan khawatir. Anda dapat mengirim email massal yang dipersonalisasi dengan Microsoft Outlook 2016 dalam beberapa menit dengan beberapa klik. Dan selamatkan hari itu.
Kapan Anda Harus Menggunakan Gabungan Surat?
Sebelum saya melompat ke depan, gabungan surat digunakan ketika Anda ingin membuat beberapa dokumen yang pada dasarnya sama tetapi di mana setiap dokumen berisi detail unik. Email berbagi format yang sama dan teks dan gambar yang sama jika ada. Misalnya, undangan yang teksnya tetap sama tetapi nama, alamat, atau bahkan subjeknya unik untuk masing-masing undangan.
Gabungan surat — tidak seperti mengirim pesan melalui email ke sekelompok orang — membuat setiap penerima pesan menjadi satu-satunya penerima .
Penggunaan terbaik yang saya temukan sejauh ini untuk mereka – gunakan email massal sebagai alat bantu berburu pekerjaan dengan detail khusus untuk setiap pemberi kerja.
Fitur gabungan surat menggunakan dua bagian:
- NS dokumen konstan utama (di sini: Microsoft Word) tempat Anda menulis badan email.
- NS sumber data yang dapat diubah (di sini: Kontak Microsoft Outlook) yang biasanya merupakan alamat dan nama penerima.
Keduanya 'digabung'. Dengan Outlook menjadi bagian dari suite Microsoft Office, seseorang dapat menggunakan fitur ini untuk mengirim email secara massal, masing-masing dipersonalisasi untuk kontak yang berbeda. Ini bukan spam, meskipun saya kira di tangan yang salah, gabungan surat dapat digunakan untuk membuat bom karpet dengan email yang tidak diminta.
haruskah disk saya berjalan pada 100
Microsoft Office memungkinkan Anda menggunakan sumber data yang berbeda untuk detail alamat – misalnya, Anda dapat gunakan lembar kerja Excel atau bahkan database Access. Di sini, Anda akan menggunakan kontak Microsoft Outlook untuk mengirim email.
Siapkan Kumpulan Kontak Anda untuk Gabungan Surat
Jadi, mari kita uraikan langkah-langkah setelah Anda meluncurkan Microsoft Outlook.
1. Buka Rakyat untuk menampilkan daftar kontak Anda.
Pilih kontak (CTRL + Klik) yang ingin Anda sertakan dalam daftar email yang dipersonalisasi. Untuk mempermudah mengelola daftar besar, gunakan Menyortir opsi yang tersedia (klik panah tarik-turun di sebelah Semua ). Untuk membuatnya lebih mudah dikelola, Anda dapat urutkan berdasarkan Kategori melalui dropdown yang sama.
Perhatikan: Gabungan Surat tidak bekerja dengan daftar distribusi .
2. Pilih Menggabungkan surat dari Pita > Beranda > Grup Tindakan .
3. Di layar Kontak Gabungan Surat yang seharusnya Anda lihat sekarang, pilih Hanya kontak yang dipilih jika email yang dipersonalisasi dimaksudkan untuk kumpulan kontak tertentu. Di bawah bagian Merge options di bawah, pilih parameter berikut.
- Tipe dokumen: Surat Formulir
- Pergi ke: Surel
- Baris Subjek Pesan: Baris subjek tidak akan berubah untuk semua email.
4. Klik oke dan kemudian Microsoft Word akan diluncurkan agar Anda dapat menulis pesan yang dipersonalisasi.
Tulis Pesan yang Dipersonalisasi di Microsoft Word
Tab Surat di Pita ada di tampilan depan dan tengah. Di sini, Anda akan ingin memulai email massal Anda dengan garis ucapan yang dipersonalisasi . Dari surat-menyurat tab di Microsoft Word, pilih Garis Salam .
Seperti yang Anda lihat, kotak dialog telah diisi sebelumnya dengan nama Tuan Randall. Ini hanya pengganti nama dari daftar kontak Anda. Tepat di bawahnya, Anda dapat memeriksa pratinjau nama-nama dari daftar Anda. Anda dapat menyesuaikan entri dengan opsi yang diberikan di sini.
Perhatikan bahwa bidang gabungan berasal dari judul kolom di milis Anda. Jadi, jika ada ketidakcocokan, gunakan Bidang Pertandingan untuk memastikan bahwa penggabungan tetap akurat. Jika bidang yang Anda inginkan bertuliskan 'Tidak Cocok', pilih daftar tarik-turun untuk bidang itu, lalu pilih nama kolom yang cocok dengan kolom itu di daftar Anda.
Ketika Anda mengklik oke dan keluar dari sini, placeholder untuk baris ucapan (Dear Mr.…) ditempatkan di dokumen Word.
Ingat ini: Anda dapat memasukkan informasi tambahan ke dokumen dengan bidang tambahan.
Klik Sisipkan Bidang Gabung. Data ini harus ada di sumber data asli Anda yang dalam hal ini, informasi Kontak di Microsoft Outlook. Contohnya termasuk – alamat rumah, telepon rumah, jabatan, dll. Anda dapat melihat daftar lengkapnya saat Anda mengklik panah dropdown kecil.
Format Salam. Untuk memformat baris ucapan sesuai keinginan Anda, sorot seluruh bidang, termasuk tanda di setiap ujungnya. Pergi ke Rumah tab dan gunakan pengaturan Font. Juga, atur Spasi Baris untuk memastikan penspasian baris cocok dengan penspasian di sisa dokumen Anda.
Ketik Pesan Sekarang
Awal dari pesan tersebut adalah<>placeholder dan/atau bidang lain yang Anda sisipkan dengan bantuan bidang gabungan tambahan. Tulis pesan Anda. Ingat, ini adalah email massal yang terbaik. Jadi, pastikan untuk menggunakan semua etiket email yang dapat Anda kumpulkan.
Ketika badan email selesai, klik Selesai & Gabungkan > Kirim Pesan Email .
NS Masuk ke Email kotak dialog terbuka. Klik oke .
MS Word kemudian melakukan tugas memposting email secara otomatis dalam sekejap. Word mengirim email individual ke setiap alamat. Anda tidak dapat CC atau BCC penerima lain, dan Anda tidak dapat menambahkan lampiran ke email.
Anda dapat menyimpan dokumen yang Anda gunakan untuk gabungan surat, karena juga menyimpan tautan dengan sumber data, yaitu kontak. Saat Anda membuka dokumen gabungan surat, pilih Ya saat Word meminta Anda untuk mempertahankan koneksi.
situs pengunduhan perangkat lunak versi lengkap gratis terbaik
Tambahkan Penghemat Waktu Ini ke Perangkat Email Anda
Setelah Anda menguasainya, seluruh proses memakan waktu hampir beberapa menit dari awal hingga selesai. Pada saat yang sama, yang diperlukan untuk menulis email hanya untuk satu orang, sekarang Anda dapat melakukannya untuk grup. Tidak peduli seberapa besar kelompoknya.
Juga, merupakan perilaku email grup yang baik untuk menggunakan nama penerima sebagai salam. Ini memberikan sentuhan yang lebih pribadi ke email. Sesuatu, email CC-ed sangat kurang.
Selanjutnya, Anda dapat mencoba gabungan surat untuk mencetak surat, label, dan amplop. Anda mungkin juga ingin belajar tentang metode mudah untuk menggabungkan file PST Microsoft Outlook . Lapar untuk tips Outlook lainnya? Maka inilah saatnya untuk menjelajahi fitur Outlook yang kurang diketahui!
Membagikan Membagikan Menciak Surel Cara Mengakses Tingkat Gelembung Bawaan Google di AndroidJika Anda pernah merasa perlu untuk memastikan ada sesuatu yang rata dalam keadaan darurat, Anda sekarang bisa mendapatkan level gelembung di ponsel Anda dalam hitungan detik.
Baca Selanjutnya Topik-topik yang berkaitan- Produktifitas
- Kiat Email
- Manajemen Kontak
- Klien Email Desktop
- Microsoft Outlook
- Menggabungkan surat
- Microsoft Office 2016
Saikat Basu adalah Wakil Editor untuk Internet, Windows, dan Produktivitas. Setelah menghilangkan kotoran MBA dan karir pemasaran selama sepuluh tahun, dia sekarang bersemangat membantu orang lain meningkatkan keterampilan mendongeng mereka. Dia mencari koma Oxford yang hilang dan membenci tangkapan layar yang buruk. Namun ide Fotografi, Photoshop, dan Produktivitas menenangkan jiwanya.
More From Saikat BasuBerlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
Klik di sini untuk berlangganan