Cara Meminta Maaf dan Meminta Maaf dalam Email: Cara Profesional

Semua orang terkadang mengacau. Berusaha sekuat tenaga, tidak ada orang yang sempurna. Saat Anda melakukan kesalahan yang menyakiti orang lain, sudah sepatutnya Anda meminta maaf.

Meskipun Anda sering kali harus meminta maaf secara langsung, terkadang Anda lebih suka atau harus meminta maaf melalui email. Mari kita lihat bagaimana meminta maaf secara profesional melalui email untuk membantu Anda memanfaatkan situasi ini sebaik mungkin.

Tiga Bahan dari Email Permintaan Maaf yang Tepat

Kredit Gambar: sandphin/ Flickr

Meskipun tidak ada pola universal, standar permintaan maaf yang diterima secara umum mencakup tiga bagian:

Mengakui bahwa Anda melakukan sesuatu yang salah.
Merasa menyesal untuk tindakan dan keberadaanmu berempati untuk memahami bagaimana mereka menyakiti orang lain.
Restitusi , di mana Anda membuat situasi yang benar.

Kita akan melihat masing-masing dari ketiga elemen ini saat kita membahas cara meminta maaf dalam email.

Cara Membuka Email Permintaan Maaf Anda

Sebelum Anda mulai menyusun permintaan maaf yang sebenarnya, Anda harus berbicara dengan orang yang Anda tuju. Ini akan sangat bervariasi tergantung pada hubungan Anda dengan orang tersebut.

Mari kita asumsikan bahwa Anda telah membuat kesalahan dalam situasi profesional dan dengan demikian Anda perlu mengirim email permintaan maaf kepada atasan Anda. Sebagai contoh, kami akan mengatakan bahwa Anda gagal menyelesaikan tugas penting tepat waktu, yang menunda proyek untuk orang lain.

Terkait: Hindari Kesalahan Ini untuk Komunikasi Email dan Teks yang Lebih Baik

Dalam hal ini, sapaan yang tepat adalah 'Dear [Name],'. Jika Anda meminta maaf kepada seorang teman, sesuatu seperti 'Hai [Nama],' atau 'Halo [Nama],' akan lebih cocok.

Jangan lupa tentang baris subjek email permintaan maaf juga. Setelah Anda melakukan kesalahan pada seseorang, mereka mungkin tidak senang melihat email dari Anda tiba.

Menempatkan sesuatu seperti 'Please Accept My Apologies' atau 'I Am Sincerely Sorry' di baris subjek adalah cara yang baik untuk memperjelas dari awal untuk apa pesan Anda. Jangan mencoba menjadi pintar dengan menggunakan akronim email; tetap sederhana sehingga mereka tahu apa isi pesan Anda.

Mengakui Kesalahan Anda

Kredit Gambar: stevanovicigor/ foto deposit

Sekarang setelah pembukaan selesai, saatnya untuk bagian penting pertama dari permintaan maaf. Di sini Anda perlu mengidentifikasi dengan jelas masalah yang terjadi. Mengakui apa yang Anda lakukan; jangan mencoba untuk mengalihkan kesalahan pada orang lain atau membuat alasan untuk apa yang terjadi.

Berikut adalah contoh dari apa yang tidak dilakukan dalam email permintaan maaf Anda:

Meskipun saya tahu bahwa saya melewatkan tenggat waktu yang penting, itu sebenarnya bukan salah saya. Saya bekerja dengan Paul dalam proyek ini, dan dia membuang terlalu banyak waktu saya dengan menanyakan banyak pertanyaan yang tidak berhubungan. Komputer saya juga membeku sepanjang minggu dan TI belum dapat melihatnya. Jadi ini semua bukan karena aku.
baca komik online gratis tanpa unduh

Bahkan jika semua hal di atas benar, itu tidak membuat permintaan maaf yang baik. Bagian ini perlu mengakui tanggung jawab Anda dalam kesalahan tersebut.

Sesuatu seperti ini jauh lebih baik:

Saya menyadari bahwa saya melewatkan tenggat waktu yang penting. Proyek ini sangat penting bagi departemen kami, dan Anda memercayai saya untuk menyelesaikannya tepat waktu. Saya tahu bahwa kegagalan saya untuk menyelesaikan tugas ini tepat waktu telah menunda penyelesaian proyek. Ini berdampak buruk pada tim kami, dan saya minta maaf untuk itu.

Di sini Anda telah dengan jelas menjelaskan apa yang Anda lakukan salah, tanpa berusaha untuk mengecilkan atau menangkisnya. Ini adalah bagian dari permintaan maaf yang sering terlewatkan saat ini.

Mengekspresikan Penyesalan atas Apa yang Anda Lakukan

Sekarang setelah Anda menjelaskan kesalahan Anda dengan jelas, Anda perlu menunjukkan penyesalan atas apa yang terjadi. Ingatlah bahwa apa yang Anda lakukan, setidaknya, menyebabkan rasa sakit, frustrasi, dan emosi negatif lainnya kepada orang lain. Dalam lingkungan profesional, itu mungkin juga menyebabkan mereka membuang waktu, uang, atau mendapat masalah dengan atasan mereka.

Tunjukkan bahwa Anda merasa menyesal dengan situasi tersebut. Cobalah untuk menempatkan diri Anda pada posisi mereka dan pahami bagaimana tindakan Anda membuat mereka merasa. Jangan memberikan penjelasan atas perilaku Anda di sini, atau mengatakan bahwa Anda 'maaf mereka merasa seperti itu' tentang apa yang Anda lakukan.

Inti dari permintaan maaf adalah untuk memperbaiki hubungan yang retak, bukan untuk membuktikan bahwa selama ini Anda benar.

Berikut adalah contoh bagaimana membingkai bagian permintaan maaf ini:

Saya ingin meminta maaf dengan tulus bahwa saya tidak memenuhi kewajiban saya dan menyelesaikan tugas yang Anda percayakan kepada saya tepat waktu. Tidak ada alasan untuk kegagalan ini. Saya tidak suka mengetahui bahwa saya mengecewakan tim saya, dan merasa tidak enak karena hal ini membuat Anda malu saat bertemu dengan klien.

Mengekspresikan empati memberikan keaslian untuk permintaan maaf Anda. Ini membantu Anda melupakan perspektif Anda sejenak dan melihat apa yang sedang dihadapi orang lain.

cara menghubungkan pengontrol xbox ke xbox one

Membuat Kesalahan Anda Benar

Kata-kata memang penting, tetapi tindakan membawa bobot yang jauh lebih besar. Untuk menunjukkan bahwa Anda bersungguh-sungguh dengan apa yang Anda katakan, penting untuk menebus kesalahan. Mengambil tindakan akan membuat situasi menjadi benar (jika mungkin), atau menunjukkan bahwa Anda akan melakukan yang terbaik untuk tidak membuat kesalahan yang sama lagi.

Melanjutkan contoh kita yang melewatkan tenggat waktu, hal seperti ini dapat berfungsi sebagai bagian ganti rugi dari email permintaan maaf:

Di masa depan, untuk menghindari tenggat waktu yang terlewat, saya akan berbicara dengan Anda sebelumnya jika saya khawatir saya tidak akan dapat menyelesaikan sesuatu tepat waktu. Saya akan lebih menyadari berapa banyak waktu yang saya butuhkan untuk proyek-proyek kritis, dan bersedia meluangkan waktu ekstra di luar kantor untuk memastikan mereka selesai. Ini tidak akan terjadi lagi.

Dalam beberapa situasi, Anda mungkin tidak tahu apa yang harus ditawarkan untuk menebus perilaku Anda. Jika itu masalahnya, Anda cukup bertanya 'Apa yang bisa saya lakukan untuk memperbaikinya?'

Yang paling penting adalah menunjukkan bagaimana Anda akan bertindak secara berbeda di masa depan untuk mencegah masalah yang sama terjadi lagi.

Cara Menutup Email Permintaan Maaf Anda

Sekarang Anda hanya perlu menyelesaikan pesan. Ini cukup sederhana, tetapi pastikan Anda menjaga nada yang sesuai. Anda harus berterima kasih kepada penerima karena telah membaca pesan permintaan maaf Anda dan berharap mereka baik-baik saja.

Baca lebih lajut: Cara Terbaik untuk Mengakhiri Email Secara Profesional

Ini juga merupakan ide yang baik untuk mengundang mereka untuk mendiskusikan apa yang Anda katakan lebih lanjut. Ini menunjukkan bahwa Anda tulus dan terbuka untuk dialog tambahan.

Berikut salah satu cara untuk menutup email permintaan maaf profesional Anda:

Terima kasih telah membaca ini. Jika ada sesuatu yang ingin Anda diskusikan lebih lanjut, silakan hubungi saya agar kami dapat menyelesaikannya.

Hormat kami, [Nama Anda]
kasus keyboard terbaik untuk ipad air

Jika Anda tidak ingin menggunakan 'Hormat kami', penutup formal lainnya seperti 'Salam Hormat' juga bisa digunakan. Anda tidak perlu mengatakan 'Dengan permintaan maaf' atau semacamnya, karena Anda telah menghabiskan seluruh email untuk meminta maaf dengan benar.

Apakah Email Media yang Tepat untuk Permintaan Maaf?

Kami telah membahas cara meminta maaf secara profesional melalui email. Tetapi sebelum Anda mulai menulis pesan Anda, Anda harus mempertimbangkan apakah email adalah media yang tepat untuk permintaan maaf.

Email tentu memiliki manfaat dalam hal permintaan maaf. Karena tidak ada batasan waktu, Anda dapat menyusun pikiran Anda dengan cara yang jelas dan langsung. Jika permintaan maaf cepat diperlukan, email memungkinkan Anda menghubungi mereka dalam waktu singkat jika bertemu langsung bukanlah pilihan. Dan tidak seperti permintaan maaf secara langsung, Anda tidak perlu spontan dan bereaksi terhadap apa yang dikatakan orang lain.

Tapi itu tidak semua baik. Email kurang pribadi daripada permintaan maaf secara langsung (atau panggilan telepon). Bergantung pada pengaturan perusahaan Anda, mengirim email mungkin dianggap pengecut jika muncul secara langsung. Jangan bersembunyi di balik layar ketika Anda perlu meminta maaf untuk sesuatu.

Email Permintaan Maaf untuk Memperbaiki Kesalahan

Meminta maaf dengan benar adalah keterampilan hidup yang berharga. Tidak semua orang tahu bagaimana melakukannya, dan permintaan maaf yang buruk dapat membuat orang lain merasa lebih frustrasi daripada sebelumnya. Gunakan panduan dasar ini tentang cara meminta maaf melalui email dan Anda akan segera menuju hubungan yang diperbaiki.

Ingatlah bahwa tujuan akhir dari permintaan maaf adalah untuk membangun kembali kepercayaan yang rusak. Anda telah melakukan sesuatu yang salah, dan tiga langkah utama di atas adalah bagaimana Anda mengakuinya dan memperbaikinya. Jangan meminta maaf tentang Anda.

Kredit Gambar: nito/ Shutterstock

Membagikan Membagikan Menciak Surel 5 Cara Menulis Email Profesional yang Menghemat Waktu dan Tenaga

Ini adalah keterampilan untuk mengetahui cara menulis email profesional yang menghemat waktu dan mendapatkan balasan. Biarkan template email ini membantu Anda.

Baca Selanjutnya Topik-topik yang berkaitan

Produktifitas
Tips Menulis
Kiat Email
Etiket Online
Kerja jarak jauh
Jaringan Profesional

Tentang Penulis Ben Stegner(1735 Artikel Diterbitkan)

Ben adalah Wakil Editor dan Manajer Orientasi di MakeUseOf. Dia meninggalkan pekerjaan IT-nya untuk menulis penuh waktu pada tahun 2016 dan tidak pernah menoleh ke belakang. Dia telah meliput tutorial teknologi, rekomendasi video game, dan lebih banyak lagi sebagai penulis profesional selama lebih dari tujuh tahun.

Berlangganan newsletter kami

Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!

Klik di sini untuk berlangganan