Home-theater-designers
Excel adalah sangat bermanfaat program spreadsheet, tetapi tidak ada yang lebih buruk daripada membuat spreadsheet yang sempurna dan mencetaknya hanya untuk melihatnya keluar pada sembilan lembar kertas, termasuk satu baris pada yang terakhir. Apa gunanya spreadsheet yang dibuat dengan indah jika terlihat buruk di atas kertas?
Untungnya, Anda dapat mengubah spreadsheet dan pengaturan program untuk mendapatkan semuanya dalam satu halaman, dan untuk membuat halaman itu terlihat sebaik mungkin. Jika spreadsheet Anda terlalu besar untuk satu halaman, Anda dapat menggunakan pengaturan ini untuk mendistribusikannya ke beberapa halaman dengan lebih sesuai.
Pratinjau Sebelum Anda Mencetak
Ini adalah langkah penting—Anda dapat menghindari banyak masalah sebelum mencetak jika Anda mengetahuinya. Jika Anda mencetak dan kemudian memeriksa untuk melihat seberapa baik kerjanya, Anda mungkin akan membuang banyak kertas untuk mencoba memasukkan baris atau kolom terakhir ke atas kertas.
Bergantung pada versi Excel Anda, Anda mungkin harus mengklik File > Pratinjau Cetak , File > Cetak > Pratinjau Cetak , atau hanya File > Cetak untuk melihat seperti apa spreadsheet Anda saat dikeluarkan dari printer. Jika terlihat bagus, lanjutkan dan cetak. Jika tidak, cobalah beberapa strategi yang tercantum di bawah ini!
Gunakan Tampilan Tata Letak Halaman
Tampilan tata letak halaman akan menunjukkan kepada Anda bagaimana dokumen Anda akan dicetak saat Anda sedang mengerjakannya. Ini bukan tampilan yang bagus untuk mengerjakan spreadsheet Anda, tetapi ini dapat membantu Anda melakukan penyesuaian untuk memastikan bahwa kolom dan baris Anda memanfaatkan ruang yang Anda miliki. Untuk mengaktifkan tampilan, buka Lihat > Tata Letak Halaman .
Sekarang Anda akan melihat spreadsheet Anda seperti yang akan dicetak. Melakukan penyesuaian menggunakan alat yang tercantum di bawah saat dalam tampilan ini akan memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang apakah alat tersebut berfungsi dengan baik atau tidak. (Fungsi yang sama ini tersedia di Word, dan dapat membantu Anda buat dokumen yang terlihat profesional di sana juga.)
Ubah Orientasi Halaman
Jika spreadsheet Anda lebih lebar daripada tingginya, orientasi horizontal akan membantu Anda memasukkannya lebih banyak ke halaman. Spreadsheet yang lebih tinggi kemungkinan akan mendapat manfaat dari orientasi vertikal. Untuk memilih orientasi yang digunakan spreadsheet Anda, buka Pengaturan halaman menu dan pilih Potret atau Lansekap di bawah tab Halaman.
reset kata sandi administrator windows xp tanpa cd
Hapus atau Sembunyikan Baris atau Kolom
Dalam spreadsheet besar, sering kali ada baris atau kolom yang berlebihan, berisi informasi lama, atau tidak perlu dicetak dalam situasi tertentu. Baris dan kolom ini mengambil real estat yang berharga di halaman dan dapat membuat lebih sulit untuk membuat spreadsheet Anda pas.
Jika Anda dapat menghapus beberapa data itu, gunakan saja yang familier sorot > Edit > Hapus urutan untuk menyingkirkan mereka. Jika berisi informasi yang menurut Anda mungkin diperlukan lagi suatu saat nanti, Anda dapat menyembunyikannya dengan mengklik kanan pada header baris atau kolom dan memilih Bersembunyi . Untuk melihat data lagi, sorot baris atau kolom di kedua sisi data tersembunyi, klik kanan pada label, dan pilih Perlihatkan .
Gunakan Hentian Halaman
Sama seperti di program pengolah kata favorit Anda, Anda dapat menyisipkan jeda halaman untuk memastikan bahwa spreadsheet Anda dibagi di antara beberapa halaman di tempat yang Anda inginkan, bukan di tempat yang menurut Excel nyaman. Gunakan saja Sisipkan > Hentian Halaman untuk memberi tahu Excel di mana harus membagi dokumen Anda.
Ubah Area Cetak
Jika spreadsheet Anda memiliki sejumlah besar data dan Anda hanya perlu mencetak sebagian, Anda dapat mencetak hanya bagian dari spreadsheet yang Anda pilih. Pilih sel yang ingin Anda cetak dan klik Mencetak . Mengubah Cetak Apa: pilihan untuk Pilihan , dan pratinjau akan diperbarui agar hanya berisi data yang telah Anda pilih.
Jika Anda cenderung mencetak pilihan yang sama secara teratur, Anda dapat mengatur area cetak permanen yang hanya mencakup bagian itu sehingga Anda tidak perlu memilihnya setiap kali. Untuk melakukan ini, pilih area yang sering Anda cetak, lalu pergi ke File > Area Cetak > Atur Area Cetak . Sekarang pilihan ini akan menjadi area cetak standar untuk spreadsheet Anda. Untuk menghilangkan pengaturan itu, gunakan File > Area Cetak > Hapus Area Cetak .
Ubah Margin Halaman
Jika Anda hanya membutuhkan sedikit lebih banyak ruang untuk menyesuaikan spreadsheet Anda pada halaman, menambahkan beberapa ruang ekstra ke margin halaman dapat memecahkan masalah Anda. Anda dapat mengakses dialog Pengaturan Halaman baik dari File > Pengaturan Halaman atau dengan tombol Page Setup (Pengaturan Halaman) dalam dialog cetak. Tambahkan sepersekian inci ke setiap margin dan periksa kembali pratinjau cetak.
Sangat mudah untuk berlebihan dengan menambahkan ruang di margin agar muat sebanyak mungkin pada halaman. Namun, ingatlah bahwa teks yang berjalan sampai ke tepi selembar kertas tidak hanya tidak menyenangkan secara estetika, tetapi juga sulit dibaca. Bersikaplah bijaksana dengan yang satu ini!
Bungkus Teks dan Ubah Ukuran Kolom
Excel biasanya digunakan untuk data numerik, tetapi bisa juga sangat berguna untuk teks. Jika Anda memiliki banyak teks di sel Anda, mereka benar-benar dapat meregangkan spreadsheet Anda dan membuatnya sulit untuk memuatnya di satu halaman, atau bahkan di beberapa halaman; Anda mungkin berakhir dengan skema pencetakan aneh yang membuat dokumen Anda terlihat seperti ini:
Beberapa teks terpotong, dan sel yang tidak terpotong berjalan terlalu jauh ke kanan. Untuk membatasi lebar spreadsheet Anda ke lebar satu halaman, Anda bisa membatasi lebar kolom Anda dan menggunakan pembungkusan teks untuk memastikan bahwa Anda tidak kehilangan data apa pun yang ingin Anda cetak. Pertama, pergi ke Format > Sel > Perataan dan pastikan Bungkus Teks diaktifkan.
Sekarang, ketika teks dalam sel lebih lebar dari lebar kolom, teks akan membungkus ke baris berikutnya. Dari sini, Anda dapat menyesuaikan lebar kolom dengan menyeret tepi baris atau header kolom untuk mengubah ukurannya.
Anda juga dapat mengklik dua kali pada label baris atau kolom untuk secara otomatis membuatnya selebar yang diperlukan, seperti yang ditunjukkan dalam video di bawah ini. Untuk memastikan kolom Anda pas di halaman seperti yang Anda inginkan, gunakan tampilan tata letak halaman yang disebutkan di atas.
Skala Spreadsheet Anda
Jika tidak ada pekerjaan lain yang berhasil, Anda dapat menskalakan spreadsheet Anda sehingga muat ke dalam satu halaman (atau sejumlah halaman tertentu). Di dalam Pengaturan halaman , klik tombol radio di sebelah Cocok dengan: dan pilih jumlah halaman yang Anda inginkan untuk mencetak spreadsheet. Memilih sejumlah kecil halaman 'lebar' akan menskalakan dokumen secara horizontal, dan memilih sejumlah kecil halaman 'tinggi' akan menskalakannya secara vertikal. Anda juga dapat memilih skala persentase.
Menggunakan opsi penskalaan dapat membantu membatasi ukuran dokumen Anda saat diletakkan di atas kertas, tetapi juga dapat membuat teks Anda sangat kecil dan sulit dibaca. Periksa pratinjau dan pastikan Anda tidak menskalakan terlalu jauh sehingga tidak mungkin membaca data Anda. Penskalaan sangat berguna saat Anda mencoba mencetak grafik Excel , juga.
Membuat Hasil Cetakan Anda Lebih Mudah Dibaca
Setelah Anda berhasil mendapatkan spreadsheet Anda pada jumlah halaman yang dapat diterima, melangkah lebih jauh dan membuatnya semudah mungkin untuk dibaca. Dengan mengutak-atik beberapa pengaturan cetak lainnya, Anda dapat mengoptimalkan tampilan hasil cetak Anda. Berikut adalah pasangan yang harus Anda ketahui.
Mencetak Garis Kisi dan Judul Baris atau Kolom
Dalam Pengaturan halaman menu (diakses melalui dialog cetak atau File > Pengaturan Halaman ), klik pada tab Lembar dan pilih Gridlines di bawah Mencetak bagian. Anda juga dapat memilih Judul baris dan kolom untuk menambahkan label ini ke hasil cetak Anda.
Menambahkan Informasi Header dan Footer
Excel dapat secara otomatis menambahkan informasi berguna ke header dan footer dokumen Anda agar lebih mudah dibaca. Dalam Pengaturan halaman menu, klik pada Bagian atas dan bagian bawah tab dan gunakan menu tarik-turun untuk menambahkan informasi seperti nomor halaman, nama file, dan nama penulis ke header atau footer. Jika spreadsheet Anda sangat panjang, informasi ini dapat membantu mengatur halaman dengan lebih mudah.
Anda juga dapat menambahkan teks khusus dengan mengklik Sesuaikan Tajuk atau Sesuaikan Footer .
Jangan Puas dengan Spreadsheet yang Dicetak dengan Buruk
Mencoba membuat spreadsheet Anda terlihat bagus saat Anda mencetaknya bisa membuat frustrasi—terutama jika Anda harus mendapatkannya di satu halaman. Tetapi dengan beberapa penyesuaian pada pengaturan dan format dokumen Anda, Anda dapat menghasilkan cetakan yang bagus! Jangan lupa untuk mempelajari kiat sukses Excel lainnya di kantor saat Anda melakukannya juga.
Punya tips lain untuk mencetak spreadsheet dari Excel? Bagikan di bawah ini!
Kredit Gambar: pengusaha dengan tanda tanya oleh Dooder melalui Shutterstock
Membagikan Membagikan Menciak Surel Apakah Boleh Menginstal Windows 11 pada PC yang Tidak Kompatibel?Anda sekarang dapat menginstal Windows 11 pada PC lama dengan file ISO resmi... tetapi apakah itu ide yang baik untuk melakukannya?
Baca Selanjutnya Topik-topik yang berkaitan- Produktifitas
- Pencetakan
- Microsoft Excel
Dann adalah konsultan strategi konten dan pemasaran yang membantu perusahaan menghasilkan permintaan dan prospek. Dia juga menulis blog tentang strategi dan pemasaran konten di dannalbright.com.
More From Dann AlbrightBerlangganan newsletter kami
Bergabunglah dengan buletin kami untuk kiat teknologi, ulasan, ebook gratis, dan penawaran eksklusif!
Klik di sini untuk berlangganan